מכתבי הצעה יכולים לשמש כלי חשוב עבור השגת לקוחות חדשים, החל פרויקטים חדשים וגידול העסק. מהפריסה והעיצוב לשפה שבה נעשה שימוש במסמך, על המנהיגים העסקיים לשקול את כל ההיבטים של הצעה לפני שליחתם למקבילה המיועדת, על מנת למקסם את יעילות המסמך. בדיוק כמו הפתיחה של מכתב כזה הוא קריטי בקבלת הקורא לקרוא את התוכן המלא, את המשפטים האחרונים של מכתב הצעה הם גם בעלי חשיבות מיוחדת, שכן אלה המילים האחרונות יקבל את הנמען לפני קבלת החלטה פוטנציאלית.
כתיבת הצעה אפקטיבית
כדי לכתוב מכתב הצעה יעיל, כדאי להתחיל באיסוף כל המידע הרלוונטי שתכננת לכלול במסמך. זה יכול לכלול נתונים סטטיסטיים, נתוני התקציב, תאריכים, הגדרות ואישורים של החברה שלך. ייתכן גם רוצה להתחיל עם מתאר, שהוא כלי כתיבה שיכולים לעזור לך לתכנן את הקטגוריות השונות של ההצעה שלך.
המבוא של ההצעה שלך צריך לעורר את העניין של הקורא סביר להניח לכלול כמה מידע בסיסי על החברה שלך למה זה מוסמך לבצע את המשימה המדוברת. ההקדמה עשויה לכלול גם סקירה רחבה של נושא ההצעה, כך שהנמענים מבינים מה הם עומדים לקרוא ולמה עליהם להמשיך לקרוא. כמה הצעות עשוי גם להתחיל עם תקציר מנהלים, אשר סקירה קצרה מסכם את נקודות המפתח של ההצעה. תקציר מנהלים הוא שימושי עבור מקבלי אשר קצר בזמן אבל רוצה לקבל מושג על מה היא כל הצעה.
החלקים העיקריים של ההצעה שלך ישתנו בהתאם לפרויקט, אך עשויים לכלול חלקים המדברים על תקציב הפרויקט או על המחירים, על ציר הזמן המוצע לפרויקט ועל הסיכונים הכרוכים בפרויקט. ניתן גם לדון בחומרים הנדרשים להשלמת הפרויקט, העבודה או סוגי העובדים הדרושים להשלמת הפרויקט והכנסות או הפניות הצפויות הנובעות מהפרויקט.
חשוב להתאים את המסמך לקהל הספציפי שלך בעת כתיבת הצעה. השפה שבה אתה משתמש תשתנה בהתאם למומחיות של הקהל, כמו גם כמה הם מוכרים עם ההיבטים הטכניים של הפרויקט.
לפני שליחת ההצעה לקורא, הקפד תמיד לערוך את המסמך ולהסיר שגיאות כתיב, שגיאות דקדוק ודיוקים עובדתיים. Typos ושגיאות אחרות ניתן לראות כבלתי מקצועי ועלול לגרום ההצעה נדחתה.
סגירת מכתב הצעה
המסקנה של הצעה היא מרכיב קריטי במסמך הכולל. כאשר הנמען מסיים לקרוא את ההצעה, את המשפטים האחרונים או פסקאות צריך לדבוק במוחה. מסקנה יעילה יכולה לסייע בחותם את העסקה ולהוביל את הקורא לעשות עסקים עם החברה שלך. בעוד חלקים אחרים של ההצעה הם גם חשוב לקבלת אישור להתקדם, זה הגיוני להשקיע זמן נוסף על המשפטים האחרונים כדי להבטיח את ההצעה היא משכנעת.
לסיכום, שקול recapping את הנקודות ברמה העליונה של ההצעה כדי להדגיש את המושגים העיקריים, נזהר לא לחזור מילה במילה מה שכבר כתב. סיכום סופי זה אמור לספק ניתוח או הסבר המחבר את כל הנקודות העיקריות. ייתכן שתרצה גם לעודד את הנמען להמשיך את השיחה על ידי מתן מענה לכל שאלה מתמשכת או לדון ברעיון לעומק רב יותר במועד מאוחר יותר. לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "אנא יידע אותי אם יש לך שאלות נוספות - אני אשמח לענות עליהן." כמה מכתבים הצעה יעילה גם לסיים עם קריאה לפעולה, אשר יכול ליצור תחושה של דחיפות סיבה הנמען להתקדם עם ההצעה. דוגמה לקריאה לפעולה היא: "התחל בעבודה היום על ידי יצירת קשר עם הצוות שלנו".
