ארגונים משתמשים בדו"חות על מנת להסביר את התקדמותם בפרויקטים או בעבודות מסוימות לאחר תחילת הפעילות. רכיבים בדוח ההתחלתי משתנים בהתאם לסוג הפרויקט או העבודה המוערכת. מחברי הדו"ח הראשוני בוחרים מתוך אלמנטים בסיסיים כלליים הרלוונטיים לכלול במסמך. אלה יכולים לכלול מבוא, סעיף המעדכן את ההתקדמות, הסבר על מתודולוגיית ההערכה, סעיפים על ציות, פרטים כספיים וצרכים נוספים. הדו"ח יכול להסתיים בהערכת סיכום ובנספחים רלוונטיים.
היכרות עם הפרויקט
כפי שהשם מרמז, "תחילת" הדו"ח מתאר את ההתקדמות שבוצעה במהלך השקת הפרויקט. המבוא מספק תיאור של הפרויקט ואת מטרתו, והוא יכול לכלול את מטרת הערכה ההתחלה ואת עותק של שאלות שאל.
מתודולוגיה
הדו"ח צריך להסביר את המתודולוגיה שבה השתמש. זה אמור לספק פרטים על אינדיקטורים המשמשים למדוד הצלחה וכיצד הנתונים שנאספו ההערכה ישמש. אם השאלות מתבקשות בהערכה, כוללים את מקורות הנתונים, כגון עובדי הפרויקט, מסמכים ספציפיים ורשומות.
עדכון התקדמות
סעיף עדכון התקדמות יכול לעקוב אחר הסבר המתודולוגיה. יעדים ופעילויות אשר מקיימים את לוח הזמנים ואת אלה שהושלמו עד למועד הדוח כלולים בסעיף זה. כל סטייה או שינוי של לוח הזמנים של הפרויקט מטופלים גם בסעיף עדכון התקדמות.
פרטי ציות
אם פעילויות הפרויקט חייבות לציית לתקנות או להנחיות ארגוניות, ציין פרטים על תאימות בסעיף נפרד. זה כולל את כל הדרישות הפדרליות, המדינה או המקומיים הנדרשים הפרויקט חייב לעמוד.
פרטים כספיים וצרכים נוספים
לספק פרטים על הניהול הפיננסי של הפרויקט, כולל הערכה אם הפרויקט נשאר במסגרת התקציב. החלק הבא צריך לתאר מה מנהלי הפרויקט צריכים להמשיך ולסיים את הפרויקט, כגון חומרים, ציוד, אספקה, עבודה וקרנות נוספות. הסבר כיצד צרכים אלה משפיעים על העבודה העתידית בפרויקט.
סיכום
הערכה תמציתית של הפרויקט עד כה יכולה לשמש כמסכם סיכום של דו"ח ההתחלה. הסיכום יכול לכלול המלצות להמשך ההתקדמות.
נספחים
תנאי הפניות המשמשים בדוח, המכונים בדרך כלל בגוף הדוח כ- ToR, מוגדרים בפירוט בנספח. כל המסמכים הנוגעים לפרויקט נכללים כנספחים לדוח ההתחלה.
