חברות רשומות את כל העסקאות החשבונאיות באמצעות ספרי חשבונות. ספר חשבונות ראשי מכיל את היתרות מכל חשבון שבו משתמשת החברה לרישום כספי ומהווה את המיקום המרכזי לדיווח על עסקאות פיננסיות. ספרי החשבונות של החברה מכילים מידע מפורט מחשבונות נבחרים. היתרה של כל ספר חשבונות חייבת להיות שווה ליתרה עבור החשבון המקביל בספר החשבונות הראשי. מספר יתרונות קיימים כאשר חברות משתמשות בספריות של חברות בנות.
סוגי חברות בנות
חברות משלבות מספר סוגים של ספרי החשבונות של החברות הבנות במערכות החשבונאות שלהם. ספרי החשבונות המשותפים של חברה מאוחדת כוללים חשבון חשבונות חייבים וחשבונות חשבונות. יומן חשבונות חייבים כולל חשבונות בודדים החלים על כל לקוח בודד. כל מכירה אשראי נרשם בחשבון הלקוח הספציפי יחד עם כל תשלום. כל חשבון לקוח כולל יתרה נוכחית. היתרות השוטפות לכל הלקוחות מסתכמות לסך יתרת החייבים. יומן החשבונות כולל חשבונות בודדים עבור כל ספק. כל חשבונית שהתקבלה וכל תשלום שבוצע נרשמות עבור כל חשבון ספק ספציפי. כל חשבון ספק כולל יתרה נוכחית. היתרות השוטפות עבור כל הספקים מסתכמות לסך יתרת החשבונות.
מידע מפורט
יתרון אחד של שימוש בספר חשבונות ראשי כולל את המידע המפורט שנשמר בספר החשבונות. כל ספק הרשומים בספר החשבונות של חשבונות זכאים כולל מידע מפורט על העסקה. ספר החשבונות כולל כל חשבונית, התאריך שהתקבל, סכום הדולר וכל תשלום שנשלח אל הספק.
שליטה
יתרון נוסף של שימוש בספריה של חברה בת מסתובב סביב רמת השליטה בחברה עם המידע הכספי הכלול בספר החשבונות. חשבונות חשבונות חייבים מאפשר מנהל אשראי וחשבונות חייבים כדי לשלוט על יתרות הנוכחי של כל לקוח. כאשר לקוח חולק על חיוב, חבר צוות החייבים יכול לעיין בעסקאות בתוך אותו חשבון ולקבוע אם המחלוקת תקפה.
גישה מוגבלת
הגבלת הגישה של עובדים לחשבונות נבחרים מספקת יתרון נוסף של שימוש בספרי חשבונות. באמצעות מערכות מחשב, חברות יכולות להגביל את גישת העובדים לחשבונות הספציפיים שהם אחראים. לעובדים האחרים אין את היכולת לראות את פרטי החשבונות הכלולים בספר החשבונות. זה מאפשר לחברה לשמור על סודיות לגבי חשבונות לקוחות או ספקים.
