הקם רכישה
תהליך תיק הפרויקט הוא שיטה אשר יכול למקסם את פוטנציאל הפלט של כל הפרוייקטים שבוצעו על ידי הארגון שלך בזמן נתון, בכפוף למגבלות משאבים מוגבל. לפני תחילת הפרויקט שלך מאמצי ניהול תיק, להקים סביבה של הבנה ושיתוף פעולה בין מקבלי ההחלטות המפתח בארגון שלך. תהליך תיק הפרויקט עשוי לכלול סיום פרויקטים קיימים שעשויים להיות מוצלחים בזמן לטובת פרויקטים שיש להם השפעה כלכלית או אסטרטגית גדולה יותר על הפעילות שלך. חשוב שמנהלים יבינו את המושג הזה כדי להימנע מכל רגשי טינה כאשר זה קורה. לטפח גישה מבוססת צוות על בחירת הפרויקט במקום לזהות קבוצות קטנות של עובדים עם פרויקטים ספציפיים. זה ימנע רגשות דחייה הנובעים צוותי הפרויקט כי הם שהוקצו מחדש או לפצל בין פרויקטים חדשים.
סדר עדיפויות
במהלך תהליך ניהול תיקי הפרויקטים, תקצה משאבים כולל זמן, כסף, פרודוקטיביות עובדים וטכנולוגיה לפרויקטים התורמים ביותר לרווחיות החברה שלך. לפני התחשבות בפרויקטים ספציפיים, לפתח רשימה של סדרי עדיפויות שבו לשפוט כל אחד. רציף לפקח על רשימת העדיפויות שלך ולהתאים אותו מטרות אסטרטגיות משתנות ואקלים העסקי המתפתח. פריטים לפיו לתעדף את הפרויקטים שלך יכולים לכלול עלות, תרומה להכנסות, השפעה שיווקית, מסגרות זמן והישגים של יעדים ספציפיים.
קביעת קיבולת וביקוש
כל הארגונים מתמודדים עם הבעיה של ניצול משאבים מוגבלים בצורה היעילה ביותר. לאסוף מידע על קיבולת המשאבים שלך ואת דרישות המשאבים של כל פרוייקט לפני השימוש ברשימת העדיפויות שלך כדי לקבוע אילו פרויקטים להתחייב. הביקוש הכולל המשאבים של כל הפרויקטים שנבחרו לא יעלה על קיבולת המשאבים של החברה שלך. לדוגמה, אם לחברה שלך יש עשרה מחשבים ועשרים עובדים זמינים לעבודה בפרויקט, אתה לא יכול לבחור תיק של פרויקטים הדורשים עשרים ושלושה עובדים אחד עשר מחשבים. אילוצים בתקציב הם גם גורם גדול בעת קביעת תמהיל הפרויקט אופטימלי.
ייעל את תיק הפרויקט
חמושים עם רשימת העדיפויות שלך ואת המידע הקשור קיבולת המשאבים ואת דרישות משאבים של פרויקטים בודדים, אתה מוכן כעת לבחור קבוצה של פרויקטים להתחייב כי יהיה למקסם את הרלוונטיות האסטרטגית של החברה שלך. יש לזכור כי פרויקטים שאינם נבחרים בתחילה לא בהכרח בוטלו; פרויקטים פחות עדיפות ניתן לבצע כאשר המשאבים משתחררים על ידי השלמת פרויקטים בעדיפות גבוהה.
קיימות מספר חבילות תוכנה שיסייעו לך בתהליך תיק הפרויקטים, אך עבור תיקי פרוייקט פשוטים יותר, עץ החלטה עשוי לשמש כדי לפרוס את כל האפשרויות הקשורות לשילוב של פרויקטים שנבחרו. בצע את הקישור בסוף מאמר זה עבור דוגמה של עץ ההחלטה הפרויקט.
ראשית, רשימת כל פרויקט, יחד עם העלות הכוללת שלה ואת הדרישות של עובדים, טכנולוגיה, ומשאבים אחרים. לאחר מכן, יחיד את הפרויקטים כי הציון הגבוה ביותר על פי סדרי עדיפויות הפרויקט שלך, ולאחר מכן בחר תיק של פרויקטים לעבור. זכור, דרישות המשאב הכולל של כל הפרויקטים שנבחרו חייב להיות פחות קיבולת המשאבים הכולל שלך. כמו פרויקטים פוטנציאליים חדשים הם הציג לתוך הארגון שלך, וכאשר פרויקטים הנוכחי הושלמו, לבקר את תהליך תיק הפרויקט כדי להחליט אילו פרויקטים חדשים ראויים המשאבים הזמינים החדש מבוסס על רשימת העדיפויות המעודכנות שלך ואת המשאבים יכולת.
