דו"ח מצב הוא בדיוק מה שהשם מרמז: דו"ח על מצב המכיל מידע עובדתי מאומת, המעניק תמונה ברורה של "מי, מה, היכן, מתי, למה וכיצד" של אירוע או מצב. ארגונים רבים משתמשים בדוחות מצב כדי לתת לממונים על הקלט והמידע הדרוש להם כדי לקבל החלטות נכונות ונאותות. ארגוני ניהול חירום, סוכנויות ממשלתיות, שירותים חמושים, עסקים, רשויות אכיפת החוק, ארגונים לא ממשלתיים הומניטריים ודיפלומטים כולם מסתמכים על דוחות המצב.
שימו לב למצב בצורה ברורה ככל האפשר. אם האירוע היה אסון טבע, לראות את אזור האסון ולשים לב את ההשפעה על הקרקע, תשתיות האוכלוסייה. דו"ח מצב חייב לספק את כל העובדות הרלוונטיות לאנשים אשר יבסס את החלטותיהם על עובדות אלה. שים לב בזהירות. השערה ודעה אינם שייכים לדו"ח מצב.
לדבר עם כל האנשים המעורבים שממנו אתה צריך מידע. כל ארגון הדורש או מייצר דוחות מצב סביר להניח רשימת אנשי קשר שיש צורך ליצור קשר עם תחקיר. קח הערות טובות במהלך כל שיחה כפי שתכלול את הנתונים בדוח.
לאסוף ולאסוף נתונים. המטרה היא לתת תמונה מקיפה ביותר האפשרית של האירוע ואת התוצאות של האירוע. שים לב על כל היבט של המצב: מה קרה, למי, פרטים על זמן, תאריך ומיקום, השפעה על התשתית וכיצד האוכלוסייה המקומית מגיבה. לארגונים רבים יש פורמט סטנדרטי לדו"ח מצב המבקש סוגים מסוימים של מידע. אם קיים פורמט כזה, השתמש בו. זה יגרום איסוף נתונים מהיר יותר ומדויק יותר.
כתוב את הדוח בסדר הגיוני. כלול את כל המידע הרלוונטי. השתמש אוצר המילים ברור ותמציתי לתאר אירועים, הימנעות תארים adverbs. דוחות התקדמות סדירים צפויים לעקוב אחר דוח המצב הראשוני, לכן עליך לתאר רק את המתרחש כעת, ולא את מה שיקרה בעתיד הקרוב.
כלול עיקרי מפתח או קטע תקציר מנהלים בתחילת הדו"ח, אבל רק לאחר כל הנתונים נאסף והכניסו סדר הגיוני. השתמש עובדות ודמויות, הימנעות ההשערה. החלק סיכום או מדגיש צריך להעביר את המידע החשוב ביותר עבור המפקדים עסוק לקרוא הראשון.
טיפים
-
זכור את הקוראים של הדו"ח ואת מה שהם צריכים לדעת על המצב.
