מכירות וקבלות במזומן להניע את ההצלחה של כל עסק. העסק צריך מכירות כדי להביא כסף, לבנות רווחים ולממן צמיחה עתידית. תקבולי מזומנים עוקבים אחר המכירה ומייצגים תשלומים שבוצעו על ידי הלקוחות. חברות גם לקבל תשלומים במזומן עבור מחזיר רכישות. צוות הנהלת חשבונות לרשום את המכירות ואת קבלת במזומן עסקאות עבור העסק.
מכירת עיתונים
חברות למכור מוצרים או שירותים בשתי דרכים, או במזומן או עבור הבטחה של תשלום עתידי. עסקאות אלה ניתן לרשום ביומן הכללי. רואי חשבון להשתמש יומן כללי לרשום את כל העסקאות הפיננסיות שאינן נרשמות בשום מקום אחר.
היומן הכללי כולל שלושה טורים עיקריים. הראשון הוא שכותרתו "תיאור", השני הוא שכותרתו "חיוב", והשלישית מסומנת "אשראי". אם לקוח משלם במזומן במועד המכירה, רואה החשבון רושם את העסקה בכתב העת הכללי על ידי כתיבת "מזומן" בעמודה "תיאור" ואת הסכום דולר בעמודה "חיוב". בשורה הבאה, רואה החשבון כותב "מכירות" בעמודה "תיאור" ואת הסכום דולר תחת "אשראי".
אם הלקוח מבטיח לשלם בעתיד עבור המוצר או השירות הנמכר, רואה החשבון כותב חשבונות חייבים בעמודה Desciption ואת הסכום דולר בעמודה חיוב. בשורה הבאה, רואה החשבון כותב מכירות בעמודה תיאור ואת הסכום דולר בקולום אשראי.
יומן מכירות
עבור חוזרות מכירות חוזרות על חשבון, חברות מסוימות להשתמש בתאגיד הבת ספציפיות למטרה זו. יומן חברה מפשט את ההקלטה של רשומות המשתמשות באותם חשבונות עבור כל רשומה. התאריך נרשם בעמודה הראשונה של יומן המכירות ושם הלקוח בשנייה. יומן המכירות כולל רק עמודה אחת לרישום הסכום הדולרי של העסקה. סכום הדולר שהוזן בעמודה זו מייצג חיוב "חשבונות חייבים" וכן זיכוי "מכירות".
מתזמן קבלות מזומנים
כאשר חברה מקבלת תשלומים במזומן עבור מכירות או כתשלומים של כסף חייב, התשלומים נרשמים ביומן הכללי, אם לא קיים כתב עת הבת. רואה החשבון רושם חיוב על "מזומן" ללא קשר למטרת התשלום. אם התשלום במזומן הוא למכירה, רואה החשבון זיכוי אשראי "מכירות". אם התשלום במזומן הוא לתשלום של כסף חייב, רואה החשבון רשומות אשראי "חשבונות חייבים".
קבלות תקצירים
לקבלת רשומות חוזרות על תזרימי מזומנים, חברות מסוימות משתמשות בתאגיד מאוחדת הספציפי למטרה זו. יומן קבלות המזומנים, או יומן הבת של קבלות במזומן, עובד בדומה לכתב העת. רואה החשבון רושם את התאריך בעמודה הראשונה. אם הקבלה היא עבור תשלום של כסף חייב, שם הלקוח נרשם בעמודה השנייה. אם הקבלה היא למטרה אחרת, תיאור נרשם בעמודה השנייה. יומן קבלות המזומנים כולל שלושה טורים לרישום סכומים דולריים של העסקה. טור אחד, שכותרתו "מזומן במזומן" משמש לרישום כמות המזומן שהתקבל. עוד עמודה בשם "חשבונות חייבים אשראי" משמש כדי להקליט את הסכום ששולם על כסף owed. עמודה שלישית שכותרתה "אשראי אחר" משמשת להזנת סכום העסקה.
