היה זמן שבו עסקאות חשבונאיות נרשמו באופן ידני על עמודות גדולות, עמודה של נייר ירוק שנקרא כריות פנקס. למרבה המזל עבור בעלי עסקים, חשבונאות תוכנה מסייעת להפוך את חשבונאות יעיל, מדויק ו תואם. בחירת תוכנה חשבונאית היא שיקול מרכזי עבור כל בעל עסק או ניהול מקצועי צריך לקבל עדיפות עליונה.
פונקציה
תוכנת הנהלת חשבונות מאחסנת עסקאות עסקיות בחשבונות שונים המיועדים לפי סוג העסקה וקטגוריה. הכנסות והוצאות הן שני סוגים של עסקאות המאוחסנות בתוכנות הנהלת חשבונות. דוגמאות לקטגוריות כוללות עלויות שכר וציוד משרדי. רשימה מלאה של כל העסקאות שנרשמו לפי סוג וקטגוריה נקרא הספר הראשי.
סוגים
תוכנת הנהלת חשבונות מסווגת בדרך כלל לשני סוגים. הסוג הראשון מיועד לבעלי מקצועות חשבונאות שיש להם הבנה ברורה של חשבונאות החשבונות הכללית. הסוג השני מיועד לבעלי עסקים שאין להם דבר מלבד ידע בסיסי בחשבונאות. תוכנת הנהלת חשבונות עשויה גם להיות ספציפית לתעשייה.
מאפיינים
תוכנת הנהלת חשבונות מחלקת את הפונקציונליות למודולים שהם סטנדרטיים לתוכנה או נרכשים בנפרד. חשבונות זכאים וחשבונות חייבים הם דוגמאות לשני מודולים שהם בדרך כלל חלק מחבילת חשבונאות סטנדרטית. ניהול שכר ומלאי הם דוגמאות למודולים נוספים שתוכל לרכוש בנפרד. כמה תוכנות חשבונאות מותקנת ישירות על המחשב האישי שלך או ברשת, בעוד תוכנות אחרות הוא לגשת באמצעות האינטרנט.
שיקולים
הדבר החשוב ביותר שיש להביא בחשבון בעת בחירת התוכנה החשבונאית היא רמת ההשכלה של האדם אשר ישתמש בתוכנה. דברים חשובים אחרים שיש לקחת בחשבון הם פונקציונליות ועלות. בעת חישוב עלות ההשקעה הכוללת, אל תשכח לאפשר עלויות המרה, עלויות תמיכה טכנית ודמי חידוש שנתיים. עקומת הלמידה היא גם שיקול חשוב בבחירת תוכנת הנהלת חשבונות. מחזור יקר ותוכנה עם עקומת למידה תלולה יכול להפוך את עלות המחזור להגדיל באופן דרמטי.
יתרונות
תוכנת הנהלת חשבונות מבטלת יתירות שפעם הייתה קיימת בפונקציה החשבונאית. לדוגמה, לאחר הזנת פרטי הספק למודול 'חשבונות זכאים', אין צורך להזין את המידע שוב, ללא תלות במספר ההמחאות שאתה שולח לאותו ספק. בלחיצת כפתור, תוכנת הנהלת חשבונות יכולה גם ליצור דוחות כספיים מורכבים כגון דוח רווח והפסד, מאזן ודוח על תזרימי מזומנים.
תובנה מומחה
יצרני תוכנה רבים מספקים גירסאות ניסיון של המוצר שלהם. יצירת מקרי מבחן של עסקאות חשבונאות יומי ולבדוק אותם בכל גירסת ניסיון שאתה מחשיב. אם גירסת ניסיון אינה זמינה, שאל נציג מכירות עבור הדגמה חיה וספק להם את מקרי הבדיקה שלך. שאל יצרנים עבור הפניות הלקוח, רצוי בקו העסק שלך.
