עסקים רבים משתמשים בתוכנה חשבונאית כדי לעזור למכן משימות שגרתיות חשבונאית, להקים בקרות כדי ליצור דוחות כספיים. עם מספר רב של חבילות תוכנה חשבונאית על השוק, יש בדרך כלל אחד שיכול להתאים את רוב הצרכים של העסק, בין אם הוא תאגיד גדול או הבעלות הבלעדית. בעוד תוכנת הנהלת חשבונות יכול להיות שומר זמן ולעזור לשמר נתונים, יש כמה חסרונות של שימוש בתוכנות חשבונאות.
אובדן נתונים או שירות
כאשר העסק מסתמך על תוכנת הנהלת חשבונות, כל אובדן של שירות עקב הפסקת חשמל או מחשב עלול לגרום להפרעה בעבודה. שיבושים בעבודה יכולים למנוע קלט של מידע חדש וכן למנוע גישה למידע המאוחסן. בנוסף, אם המידע אינו מגובה כהלכה, הפסקת המחשב עלולה לגרום לאיבוד נתונים כספיים.
מידע שגוי
המידע במערכת חשבונאית תקף רק כמידע המופיע במערכת. מאחר שרוב מערכות החשבונאות דורשות קלט ידני של נתונים, התוצאות הכספיות עשויות להיות שגויות, אלא אם כן כל נתוני הקלט נבדקים. אם יש נטייה רק לעיין בדוחות הסופיים או בפלט של מערכת חשבונאית, ייתכן שיהיה קשה למצוא מידע פגום.
הגדרות מערכת
לכל עסק יש היבטים ייחודיים שעלולים לגרום לקשיים כאשר הוא מנסה להתאים את חבילת התוכנה החשבונאית הגנרית לצרכיו. בעוד התאמה אישית זמינה עבור תוכניות רבות, זה עלול לגרום זמן השבתה ואת אי דיוקים פוטנציאליים אם לא נעשה כראוי. כמו כן, ככל שהעסק גדל, ייתכן שיהיה צורך לשנות חבילות תוכנה חשבונאות; זה עלול לגרום הפרעה גדולה, כמו המידע חייב להיות מועבר הכשרה חדשה נדרשת עבור כוח אדם.
עלות
חסרון של תוכנת הנהלת חשבונות היא העלות הכרוכה. מעבר ההוצאה הראשונית לרכוש את התוכנה יש את העלות של תחזוקה, התאמה אישית, הדרכה וחומרת המחשב. בעוד חיסכון בזמן עשוי להצדיק את העלות, עבור כמה עסקים זה עלול לקחת שנים לפני ההשקעה תוכנה חשבונאית משלם עבור עצמו.
הונאה
המידע המאוחסן בצורה אלקטרונית יכול להיות מניפולציה לגשת אם פקדים נאותים אמצעי אבטחה אינם נמצאים במקום. בקרות קפדניות יש צורך לוודא רק אנשי מורשה להשתמש בתוכנה חשבונאות יש גישה לדוחות. מאחר ונתונים פיננסיים יכולים להיות רגישים וסודיים, שימוש בתוכנות חשבונאות יוצר פוטנציאל להונאה.
