מזכרים הם צורה סטנדרטית של התכתבות עסקית. הם כתובים כדי להיות אינפורמטיבי או לבקש פעולה. אתה יכול לכתוב תזכירים פנימיים או חיצוניים. תזכירים חיצוניים נשלחים לאנשים מחוץ לארגון שלך. לדוגמה, תוכל לשלוח תזכיר ייעוץ ליועצים מקצועיים המבקשים הצעה לפרויקט מסוים. ייתכן שאתה מבקש היועצים לשלוח הצעה עבור הפרויקט, מסגרת זמן להשלמת כמה דגימות של עבודה באמצעות תזכיר.
כתוב כותרת עבור תזכיר הייעוץ שלך. הכותרת מכילה ארבע שורות, כל אחת עם תווית ספציפית: אל, מאת, תאריך ונושא. השם שלך ואת שם החברה שלך ללכת בשורה הראשונה. השורה השנייה מכילה את שמות כל היועצים המקצועיים שאתה שולח את התזכיר. השורה השלישית היא התאריך שבו אתה מתכוון לשלוח את זה ואת השורה הרביעית צריך להסביר את הנושא של תזכיר רק כמה מילים, כגון "הצעה אינטרנט עיצוב ההצעה".
הסבר את מטרת תזכיר הייעוץ שלך בפסקה הראשונה. מזכרים הם בדרך כלל תמציתית עד כדי כך. תן ליועצים לדעת איזה סוג של פרויקט אתה צריך להשלים וכי אתה מחפש הצעות מקצוע מוסמך.
דון בפרטי הפרויקט שלך בפסקאות הבאות. פרטים אלה עשויים לכלול כל תקציב או מועד אחרון שיש לך, על ידי איזה תאריך אתה רוצה לקבל את ההצעות, מה אתה רוצה לכלול את ההצעות ואת תהליך תשתמש כדי לבחור יועץ.
רשום את פרטי הקשר שלך בתחילת פסקת הסגירה. תן ליועצים לדעת מה הדרך הטובה ביותר ליצור איתך קשר וכיצד אתה מעדיף לקבל את המידע שאתה מבקש, כגון באמצעות הדואר או בדוא"ל. להזכיר את היועצים של המועד האחרון להגיב. אל תשכח להודות היועצים על הזמן שלהם.
