תזכיר הוא דרך לתקשר עם אחרים במשרד שלך. מזכרים בדרך כלל לדווח על משהו או להסביר. הם יכולים גם להגיש בקשה. מזכרים לא רשמיים עשויים לשמש לדיווח על משהו שאינו בעל חשיבות גבוהה, או להציג מידע למספר קטן של אנשים או בסביבה פחות פורמלית. בעת כתיבת תזכיר לא רשמי, להיות מקצועי ולשמור אותו קצר עד לנקודה. תזכיר לא רשמי צריך להיות בערך דף אחד ולכלול את המידע הדרוש.
מניחים את נייר המכתבים של החברה בראש הדף הראשון של התזכיר הבלתי רשמי.
מניחים את הביטוי "תזכיר" מתחת לכותרת.
מקם את שמות השולח והנמענים, וכן את התאריך ואת הנושא הבא. מידע זה צריך להיות בשורה נפרדת. עבור תזכיר לא רשמי, שמור על שורת הנושא קצרה אך ספציפית, כך שהקורא יוכל לקבוע במהירות את תוכן התזכיר. אם אין נמען ספציפי, תוכל להשאיר מידע זה.
ציין את מטרת התזכיר בבירור ובפרט בפסקה הראשונה. נסו לעשות זאת באחד משני משפטים.
כתוב קטע דיון קצר כדי להסביר את ההמלצה העיקרית או בקשה של תזכיר. כי זה תזכיר לא רשמי, אתה יכול פשוט לומר את ההמלצה. אתה לא צריך לכלול עדויות תומכות רבות, עובדות או מידע אחר, כי אתה רוצה להיות קצר. סעיף זה צריך להיות תמציתי עד לנקודה ויש ביעילות להעביר את הנקודה של תזכיר לספר לקורא מה לעשות הלאה.
המדינה בבירור מה הקורא צריך לעשות הבא בהמלצה קצרה או סגירת הסעיף. אף על פי שהתזכיר אינו פורמלי, עדיין חשוב להעביר נקודת המלצה ברורה.
טיפים
-
שמור הכל קצר תזכיר רשמי. כתוב בקצרה ובבהירות כמו כמה מילים ככל האפשר.
