כתיבת מכתב רשמי מפחידה. כתיבת מכתב רשמי הבוס שלך יכול להרגיש מחוץ העולם הזה מפחיד. בין אם זה לבקש זמן או מכרז ההתפטרות שלך, זה מיומנות טובה ללמוד כמו שאתה יוצא לעולם העבודה. שמירה על תבנית בראש תעזור לך מאוד לאורך הדרך.
תחשוב על הכוונה שלך
מה הפוקוס שלך כאן? מה אתה רוצה התוצאה הסופית שלך להיות? להיות ברור עם עצמך לא רק מה שאתה רוצה לומר, אבל למה אתה צריך להגיד את זה עוזר בעת כתיבת הבוס שלך. חשוב להיות כנים לגבי מה שאתה רוצה להעביר.
פרטי הקשר שלך
בפינה השמאלית העליונה, עליך למקם את כל פרטי הקשר שלך. זה צריך להיראות כך:
- שם
- כתובת החברה.
- קו הטלפון הישיר של החברה שלך.
- כתובת דוא"ל.
זה עושה את זה מאוד ברור מי אתה ומי המפקח הישיר שלך או את הצוות שלך.
פרטי הקשר של הבוס שלך
ישירות ממידע הקשר שלך, במקום פרטי הקשר של הבוס שלך באותו פורמט לעיל, כדלקמן:
- שם
- כתובת החברה.
- קו הטלפון הישיר של החברה שלו.
- כתובת דוא"ל.
תאריך המכתב
שורה אחת מתחת פרטי הקשר, תאריך המכתב. זה צריך להיות תאריך ביום שאתה רוצה להשאיר אותו עבור הבוס שלך, לא ביום שהתחלת לכתוב את המכתב שלך. זה גם מאפשר מסגרת זמן לתגובה.
פתח עם ברכה
ממש מתחת לתאריך, במקום את הברכה, "מר היקר / MD / DDR. שם של הבוס עם פסיק ישירות הבא. כתוב בדיוק איך הבוס שלך מעדיף לטפל.
פסקה ראשונה
התחל לסכם את מי שאתה. אם החברה שלך היא גדולה או קטנה, זיהוי עצמך היא הדרך הנכונה לעשות את זה. התפקיד שלך, המחלקה המדויקת שלך וכמה זמן אתה כבר עם החברה. זה גם המקום שבו אתה רוצה לציין בבירור את מטרת כתיבת מכתב זה הבוס שלך, למשל, "אני כותב את המכתב הזה כדי לבקש חופשה רפואית החל בעוד שישה שבועות, מ -15 במאי עד 5 ביוני."
פסקה שניה
הנה המקום שבו אתה הבשר את ההצהרה שביצעת בסעיף לעיל. בהמשך לדוגמה של צורך בחופשה רפואית, אתה יכול לכתוב משהו כמו, "הסיבה שלי לחופשה רפואית יש ניתוח המנדט רפואית. יש לי חמישה שבועות של חופשה בתשלום זמין. האם מותר לי לקחת את החופשה בתשלום מלא, כמו גם שבוע נוסף של חופשה ללא תשלום? "זה חיוני כדי להשתמש בטון הנכון במכתב שלך. אתה אף פעם לא רוצה להיתקל כמו תובעני, אבל תחקור, ואינפורמטיבי. בסופו של דבר, אתה רוצה הבוס שלך להרגיש שאתה מכבד את עמדתם ואת הסמכות להחליט מה מותר. חשוב גם להוסיף כי אתה פתוח לדבר על העניין באופן אישי, או בכל דרך שהיא הקלה ביותר ליצור איתך קשר.
סעיף שלישי
בקצרה, תודה לבוס על זמנו בקריאת המכתב שלך.
סגור עם חתימתך
יציאה עם סגירה אדיבה ומקצועית. "Best Regards" ו "בכבוד רב" ואחריו פסיק הן טובות, בחירה סטנדרטית. השאירו מקום גדול והקלדו את השם שלכם כאשר הוא מודפס, אתם יכולים לחתום על האות באותו מקום.
לא משנה מה הכוונה של מכתב רשמי שלך הבוס שלך, הקפד לכתוב את זה היטב מראש אם זה זמן רגיש. אם לעזוב את החברה שלך באופן זמני או מכרז ההתפטרות שלך, להיות הנחיה מנומסת הוא בעל חשיבות עליונה.
