ארגונים רבים לוח הזמנים עובדים לעבוד 24-7, 365 ימים בשנה כדי לענות על דרישות העבודה לספק רמה גבוהה יותר של שירות מאשר המתחרים. תזמון יעיל של חברי הצוות לכיסוי המשמרות הללו דורש איזון הביקושים הצפויים, רמות השירות הרצויות, זמינות העובדים והעלויות. מאז השכר והטבות הם לעתים קרובות פריטים הקו הגדול ביותר במסגרת תקציב המחלקה, את הדיוק של תזמון יש השפעה ישירה על השורה התחתונה. עסקים רבים מסתמכים על תזמון התוכנה, המכונה גם חבילות ניהול כוח עבודה, כדי לסייע עם משימה חשובה זו.
פריטים שתצטרך
-
דוחות פרודוקטיביות
-
תוכנת גיליון אלקטרוני
-
תוכנות לניהול כוח אדם (אופציונלי, אך מומלץ)
כיצד לתזמן עובדים 24-7
הבנת המשימות העסקיות שדורשות כיסוי של עובדים כגון מענה לשיחות נכנסות, מענה להודעות דוא"ל של לקוחות או להזמנת פקודות פקס. להכיר את היעדים העסקיים, הערכים וציפיות ברמת שירות הלקוחות עבור כל משימה. לקבוע את הזמן הממוצע הנדרש כדי להשלים כל משימה ביעילות. לזהות כל גורם שיכול להשפיע באופן חיובי או שלילי על תפוקת הצוות.
קבע מי יסיים את העבודה (למשל, נציגים, מנהלים) ובאיזה מיקומי עסק. אם קיימים מיקומי עבודה מרובים, בדוק אם קיימים הבדלים באזורי זמן. שקול את התמהיל של במשרה חלקית במשרה מלאה אנשי צוות.
להכיר את כל מדיניות החברה או תקנות משפטיות שעלולות להשפיע על החלטות התזמון שלך. חפש קלט ממחלקת משאבי אנוש שלך.
תחזית הביקוש העסקי באמצעות נתונים, דוחות ותוכנות חיזוי. ניתוח נפח עבודה היסטורי עבור תקופות זמן זהה.שקול תנודות ביקוש עתידיות לעונתיות, שינויים במוצר, פרסום, תנאי שוק, צמיחה או ירידה בעסקים, וגורמים רלוונטיים אחרים. זהה את נפח העבודה הכולל, בחלוקה לפי תוספות זמן כגון חודש, שבוע, יום ושעה. על ידי יצירת מפורט מאוד, תחזית הביקוש אתה יכול יותר מדויק התחזית לצרכי האיוש.
תחזיות יוצאים מן הכלל, שהם השעות שבהן העובדים לא יהיו זמינים להשלמת משימות העבודה. חריגים כוללים זמן מחלה, זמן חופשה, הפסקות, פגישות אימון. סקור מידע היסטורי וליצור הנחות לגבי זמן החריגה העתידי.
יצירת מודל האימון, "מה אם" באמצעות תוכנת ניהול כוח אדם (WFM) או Microsoft Excel, יש לכלול משימות, פרודוקטיביות, עומס עבודה צפוי ותחזיות חריגה, התפוקות יכללו את רמות השירות ללקוח הצפוי, מודלים.
לסיים את מודל האיוש / ביקוש, ולאחר מכן ליצור תוכנית כדי לכסות את המשמרות הנדרשים. תזמן את שני עובדי הקו הקדמי ואנשי הניהול. עסקים רבים מאפשרים לעובדים עם הוותק ביותר ואת הביצועים הטובים ביותר לעבודה לבחור את המשמרות הרצוי.
רציף לפקח ולהתאים לוחות זמנים, על בסיס הצרכים העסקיים המשתנים.
טיפים
-
מעסיקים רבים מציעים תמריצים לעובדים שעובדים במשמרות פחות רצויות, ששולמו בשכר לשעה או כבונוס.
מאז נפח העבודה משתנה, זה נפוץ לתזמן עובדים מספיק כדי להתמודד עם שעות עמוסות או שיא בתוך משמרת מסוימת, ולאחר מכן להשתמש פעמים פחות עסוק עבור אימונים או הפסקות.
אזהרה
למרות שינוי מתמיד משמרות ולוחות זמנים עשוי להתאים לצרכים העסקיים שלך, שינויים רבים מדי יכול להשפיע לרעה על המורל של העובד. רוב העובדים מעדיפים לוחות זמנים עקביים.
