איך לכתוב תזכיר החברה

תקשורת בתוך הארגון היא קריטית. ככל שעובדים מחוברים יותר ומודעים, כך הם ירגישו יותר אמון כלפי המעסיק שלהם. מחקרים מצביעים על כך שהעובדים מעדיפים אינטראקציה פנים אל פנים עם הממונים עליהם, אך מגבלות הזמן והגודל של הארגון לא תמיד מאפשרות גישה כזו. תזכירים של החברה הם דרך נוספת להעביר מידע חשוב לקהל הפנימי של הארגון. פחות רשמי מאשר מכתבים עסקיים, הם עשויים להכריז על מדיניות חדשה או שינויים ארגוניים, לספק מידע המבוקש או לשמש עדכון לפרויקט. הלמידה לכתוב תזכיר החברה המספק מידע צריך עובדים יעזור לחזק את הכוח של החברה שלך בתוך.

פריטים שתצטרך

• תמונה דיגיטלית של לוגו החברה

• תוכנת פרסום שולחני

• מדפסת

• עיתון

הוסף את סמל החברה כתמונה בראש הדף.

צור כותרת שקוראת (בכל אותיות רישיות) "MEMO", "MEMORANDUM" או "INTEROFFICE CORRESPONDENCE". זה יכול להיות מרוכז בחלק העליון או מיושר עם השוליים שמאלה.

לאחר הכותרת, הכנס שורה של רווח ולאחר מכן את המילים "TO:," "מ:" "" תאריך: "ו" נושא: "(אתה יכול גם להחליף" RE: "במקום" משנה: ") עם את המידע המתאים ואחריו לחזור קשה. ההסדר יכול להשתנות. לכל פריט יש קו משלו עבור סך של ארבע שורות, או לחלופין ניתן לחלק לשתי עמודות: הראשונה המכילה את "TO:" ו- "FROM:" והשניה עם "DATE:" ו- "SUBJECT". לכלול כתובת פנים או ברכה ("יקר …").

הפעל את גוף התזכיר שלך בשורה השנייה או השלישית מתחת לכותרת. אם התזכיר שלך הוא הודעה שגרתית, פתח באופן ישיר. מזכרים המספקים חדשות רעות צריכים להיפתח בהצהרה ניטרלית הקשורה קשר הדוק לנושא התזכיר, הידוע בתקשורת העסקית כמאגר, כדי להכין את הקוראים למידע השלילי. בהתאם לחדשות, תוכל לבחור בין מספר אסטרטגיות לפתיחה זו. להיות בטוח שזה כנה, רלוונטי, ישר ותמצית.

השתמש בשאר השטח שלך כדי לספק פרטים חשובים. הטון צריך להיות שיחה. השתמש כותרות משנה כדי להפוך את תזכירים ארוכים יותר לקריאה. אתה יכול גם לכלול טבלאות, גרפים או חזותיים אחרים. סופרים המבקשים לשכנע את קהל היעד שלהם צריכים לכלול כיצד / מדוע מידע זה ייהנה או העובדים באופן אישי או את החברה כולה.

סוף על פתק חיובי, ידידותי. אל תכלול סגירה או חתימה חינם.

הדפס את התזכיר והראשון בשמך בראש הדף, או הכין את התזכיר שישלח בדוא"ל (ייתכן שתאבד חלק מהעיצוב על ידי שליחה אלקטרונית). אם התזכיר יישלח למספר נמענים, ייתכן שיהיה זה זול יותר להדפיס עותק אחד, להתחיל אותו ולאחר מכן ליצור צילומים.

הפצה. זה יכול להיות נמסר ביד, בדוא"ל, שנשלחו באמצעות דואר interoffice או בדואר באמצעות הדואר.

טיפים

• השתמש בתבנית בלוק (ללא הזחה) עם שורת רווח בין כל פסקה. התמקד בנושא אחד. נסו לשמור את התזכיר תחת שני עמודים. יש להשתמש בזיכרונות רק בקרב הקהל הפנימי שלך. אל תשלח תזכורת לאנשים מחוץ לחברה שלך. במקום זאת כתוב מכתב. אם אתה פונה למזכר לאנשים מסוימים ולא למחלקה שלמה או לצוות באופן כללי, אלפביתי את רשימת הנמענים שלך, אלא אם כן יש אנשים במשרות מסוימות שיש לתת להם מיקום בולט יותר.