פקס כללי התנהגות

עבור עסקים רבים, שליחה וקבלה של פקסים הם התרחשות יומיומית. פקס הוא נפוץ כל כך קל להחליק לתוך תקשורת מזדמנים. לאחר כמה צעדים פשוטים יעזור לשמור על הפקסים שלך מחפש מקצועי. תרגול נימוס פקס נאות יבטיח את העסק שלך שומר על המוניטין מקצועי עבדת כל כך קשה לבנות.

שליחת פקסים

תמיד לזכור פקסים מסמכים הוא תהליך עסקי. ככזה, זכור את ההנחיות הבסיסיות הבאות:

• תמיד לכלול דף שער, ללא כל מידע או גרפיקה מיותרים. כלול על גיליון הכריכה את שמך ואת פרטי הקשר שלך, את מספר הדפים (כולל גיליון הפקס של הפקס), את הנמען המיועד ואת כל מידע רלוונטי אחר. זכור, ייתכן שמקבל הפקס הוא היחיד שרואה את המסמך, לכן הקפד לשמור על סף הפקס מקצועי.

• לאחר העברת הפקס, בצע שיחת המשך לנמען. זה לא דורש דיון מעמיק על מה שהפקס הכיל. אתה פשוט מאשר את הפקס התקבל. זה מתאים בשיחה זו כדי לתת לאדם לדעת שהם חופשיים להתקשר אליך עם כל השאלות מעקב על חומרים בפקס על הנוחות שלהם.

• השתמש בשיקול דעת בעת שליחת מידע רגיש או סודי בפקס. אם אתה שולח מידע בעל אופי אישי, התקשר קדימה כדי ליידע את האדם שאתה שולח את הפקס מראש. אחת הדרכים להימנע מסוג זה של הבעיה היא להשתמש בשירות פקס מקוון. שירותים אלה נשלחים בפקס ישירות למחשב אישי.

• היה זהיר עם שליחת חומרים לא רצויים. כל מי שעובד במשרד יודע איך מעצבן אלה מודעות עבור עלות נמוכה יותר ביטוח בריאות ואת ההנחה טיולים להוואי יכול להיות. אם אתה שולח פקסים לא רצויים ללקוחות שלך, לעשות זאת רק במקרים נדירים כאשר זה מוצדק. אם אתה מקבל בקשה מנמען המבקש לא לקבל פקסים כאלה, לכבד את רצונם להסיר אותם מהרשימה שלך.

קבלת פקסים

כמו עם שליחת פקסים, יש כללי כללי התנהגות סביב קבלת פקסים גם כן:

• לכבד את הפרטיות של פקסים סודיים שהתקבלו. אל תשתף מידע אישי עם עמיתים לעבודה שלך, שנועד רק לצפייה שלך.

• אל תשאיר פקסים רגישים שוכבים במקום שבו אחרים עשויים לראות אותם. התייחס לפקסים כמוך לכל ניירת סודית אחרת.

• אם אתה מקבל פקס בטעות, תן לשולח לדעת על ידי מתן שיחה. בדרך כלל, תתבקש להרוס פקסים שהתקבלו בטעות.