כיצד לכתוב הצהרת מדיניות

בעולם העסקים המושלם, העובדים לא היו זקוקים לגיליון בכתב של "dos and don'ts" לגבי הציפיות שלך על ההתנהגות שלהם, הרגלי עבודה ואתיקה. למרבה הצער, ספרי החוקים מלאים במקרים של עובדים שתבעו את מעסיקיהם בשל סיום פסול בטענה כי מעולם לא נאמר להם שזה לא הולם לשחק משחקים במחשב, למכור את ריהוט המשרדים שלהם או לספק ציוד. הנה איך לכתוב הצהרות מדיניות אשר יבטיחו את כולם משחק לפי אותם כללים.

פריטים שתצטרך

• מחשב

• תוכנת עיבוד תמלילים

זיהוי בעיית כוח אדם שיש לטפל בה. זו יכולה להיות בעיה קיימת (למשל, הפרות קוד לבוש, היעדרות) או בעיה פוטנציאלית שעשויה להתרחש כתוצאה ממיזוג, צמצומים, מיקור חוץ או הכנסת מוצר או שירות חדשים.

להרכיב ועדה בלתי רשמית הכוללת את אדם HR, עורך דין ונציגי הקבוצה אשר יושפעו ישירות על ידי המדיניות החדשה.

הסבר לקבוצה מדוע אתה מרגיש שמדיניות חדשה נחוצה. כדי להשתמש בדוגמה של קוד הלבוש, הטיעון יכול להיות כי העובדים צריכים פרויקט תדמית מקצועית של החברה כדי למשוך ולשמור על הלקוחות. אם הלקוחות תופסים כי העובדים לא לשים כל זמן או טיפול לתוך המראה שלהם, הם עשויים לתהות אם רשלנות כזה הולך להרחיב את הטיפול של פוליסת הביטוח שלהם או מכירת הבית שלהם.

לבקש משוב מהוועדה כיצד ניתן לפתור את הבעיה. לדוגמה, ההצעה עשויה להיעשות כי גברים עובדים מותר ללבוש חולצות פתוחות אבל הם חייבים תמיד יש מעיל ועניבה זמין לפגישות עם לקוחות. רעיונות אחרים עשויים להיות לייעד יום אחד בשבוע (כלומר, "יום שישי מקרית") עבור קוד הלבוש רגוע או לאפשר לעובדים שאין להם קשר עם הלקוח כדי להגדיר איזה סוג של הלבשה היה הטוב ביותר להתאים את תנאי העבודה שלהם.

סקור את ההצעות ובחר את אלו שהן העמידות ביותר. לחזור לוועדה עם רשימה זו ולהזמין דיון על (1) איזה מהם מייצג את הפשרה הטובה ביותר ו (2) כיצד המדיניות יאכפו.

התווה את המדיניות שלך. משפט הפתיחה צריך להסביר בשפה ברורה, לא מסודרת, מדוע המדיניות חשובה. החלק השני צריך לציין מה המדיניות החדשה, על מי היא משפיעה ומה תאריך זה ייכנס לתוקף. אם ישנם מספר מרכיבים של הפוליסה (כלומר, רשימה של הלבשה כי כבר לא יהיה מקובל), להשתמש נקודות תבליט, כך אלה יבלוט. החלק השלישי של המדיניות צריך להסביר כיצד המדיניות תהיה נאכף ואת ההשלכות על הפרתה.

סקור את הטיוטה של ​​הצהרת המדיניות שלך עם האדם שלך HR עו"ד כדי להבטיח את כל הבסיסים כבר מכוסה וכי השפה היא קלה להבנה.

לקבוע כיצד הצהרת המדיניות החדשה תועבר לעובדים. הפורמט הפופולרי ביותר הוא תזכיר המשרד המופץ באמצעות ערוצים רגילים. למרבה הצער, גישה זו יכולה להשאיר אותך פתוח לעובד מתעקש שהיא או שהוא אף פעם לא ראיתי את זה או שזה הושלך בטעות. כדי לטפל בתרחיש זה, ייתכן שתרצה לכלול שורת חתימה עבור כל עובד מתחת להצהרה "אני מאשר קבלה וקבלת מדיניות זו". הפץ שני עותקים. בקש מהם לחתום ולהחזיר אחד מהם ולשמור את השני על הקובץ או במדריך העבודה שלהם.

טיפים

• ההשלכות של הפרת מדיניות החברה צריכות להיות עקביות עם מידת החומרה. עבור פשעים קלים, זה יכול להיות משהו פשוט כמו מכתב נזיפה להציב בקובץ העובדים של העובד, מזח בשכר או נסיגה של זכות. עבור מעשים חמורים יותר כגון שימוש בסמים, גניבה או להתפשר על שלמות החברה, התוצאה תהיה סיום, ובמקרים מסוימים, הגשת אישומים פליליים.