עם הצהרות מדיניות רבות ככל שיש ארגונים כדי להפוך אותם, הצהרות אלה להבהיר כוונה, לתאר את האמצעים שבהם חברה מנהלת את המדיניות ומגדיר את הפרטים של זה. הצהרות מדיניות משמשות להגנה על ארגון מפני אי הבנות העלולות להוביל להתנהגות או לתביעות בלתי מורשות. כל הצהרת מדיניות צריכה לכלול את מטרתה, הגדרות המינוח, ההצהרה עצמה והצעדים ליישומה.
מטרת המדיניות
החלק הראשון של הצהרת המדיניות קובע את מטרתה. לארגון אחד יכולות להיות הצהרות מדיניות רבות. לדוגמה, במשאבי אנוש, הצהרת מדיניות אחת יכולה לכסות את יחסה של החברה ללבוש המתאים, משום שהחברה רוצה להציג תדמית מסוימת ללקוחותיה. הצהרת מדיניות אחרת של HR עשויה לפרט את מדיניות הנסיעה של העובדים בחברה. זה עשוי להכיל את מה שהחברה משלמת עבור ומה זה לא. באותה חברה, הצהרת מדיניות של מחלקת השיווק עשויה לתאר את מדיניות החברה בנושא הזמנת גרפיקה וצילום.
טרמינולוגיה מוגדרת
החלק השני של הצהרת המדיניות מספק את ההגדרות של מילות מפתח או פרשנויות של המינוח בפוליסה. לאחר מכן המדיניות עשויה לכלול רשימה של האנשים שעליהם חלה המדיניות, האדם בחברה שיש לו את האחריות לפקח על עמידה במדיניות וכיצד וכיצד ניתן לפנות לערעורים במקרה של חילוקי דעות. במדיניות פנימית של החברה, לעיתים קרובות אתה מוצא את ההליכים או את הצעדים לניהול המדיניות לאחר החלק השלישי של הפוליסה.
הצהרת המדיניות
החלק השלישי של הצהרת המדיניות מתאר את המדיניות כולה, כיצד החברה מיישמת אותה, מי או מה פטור מהוראות הצהרת המדיניות, את האופן שבו יש לתקן את אי ההבנות ואת העבירות, וכמה זמן תישאר המדיניות השפעה. באמצעות הצהרות מדיניות במדריך למשתמש, לדוגמה, חברה יכולה למנוע בלבול בקרב עובדיה על ידי פירוט מפורט של מה שמצופה מהעובדים במצבים ספציפיים.
פונקציות מדיניות
הצהרות המדיניות משמשות גם כשומרי סף. אם אדם רוצה לצייר את כתום המשרד שלו, למשל, הצהרת מדיניות המגדירה את צבעי הלוגו של החברה כצבעי המשרד הרגילים מאפשרת למפקח שלו להימנע מעימות מגעיל על ידי מסירת עותק של הצהרת המדיניות המגדירה זאת. הצהרות מדיניות ברורות עשויות להפחית את הסיכון לסכסוך ולהסיר את האפשרות ליישום סלקטיבי לא הוגן של כללים.
נהלי מדיניות
מעבר לחוברת של עובדי החברה, למחלקות הפרטיות עשויות להיות הצהרות מדיניות משלהן המשקפות עמידה בכללים או בדרישות החוק. במחלקות הנהלת חשבונות של חברות שמוכרות מניות, מחלקת החשבונאות חייבת לציית לכללי החשבונאות המקובלים שנקבעו על ידי הממשלה בעת הכנת הדוחות הכספיים לביקורת הציבורית. אחת הדרכים להבטיח שאנשי החשב הכללי עוקבים אחר הכללים והחוקים הללו הוא אוסף של הצהרות מדיניות המתארות את האופן שבו המחלקה מקיימת כללים אלה.
