Kaizen היא הפילוסופיה העסקית היפנית כי סובב סביב הרעיון של שיפור מתמשך, את ההתקדמות פיקוח של הארגון ביחס למטרה מראש. בעוד כמה מתרגלים kaizen כגון Masaaki Imai הציגו דרכים ספציפיות כי פילוסופיה זו יושמה, אין שיטה שלב אחר שלב המסביר כיצד לנהל פגישה קייזן. במקום זאת, הדגש של שיטת kaizen מושם על החזרת הערך של עקרונות משותפים - עבודת צוות, תקשורת, גמישות, יכולת הסתגלות, מאמץ ואיכות. זה באמצעות תהליך של אישור קולקטיבי זה כי ייצור רזה ניתן להשיג.
לקבוע את מטרת הפגישה. בקייזן, המפגשים הם לתכנון הפרויקט, הכולל הגדרת יעדים וחלוקת תפקידים, או סקירת פרויקטים, במהלכם חברי הצוות מדווחים על הצלחה וקשיים לצוות.
הזמן את כל הצוות לפגישה. אין להשמיט את אנשי הפריפריה מלהשתתף; ההכללה שלהם עוזרת לשמור על כל העמיתים שלך בלולאה.
הזמנת מנהלי פרויקטים מפרויקטים קשורים כדי לשבת על הפגישה שלך לטפח תחושה של אינטגרציה אופקית וקהילה בתוך החברה.
ברוכים הבאים לפגישה. לספק תגי שם ומשימות המושב לפי הצורך. הקפד להזמין מקום אשר ממקסם פנים אל פנים אינטראקציה. עבור קבוצה קטנה, שולחן עגול או אליפטי הוא הטוב ביותר.
פרסם את מטרות הפגישה במיקום בולט. קרא את המטרות לקבוצה וענה על שאלות קצרות הנחוצות להבהרה.
בקש קלט מהקבוצה על המטרה. לדוגמה, האם המטרה השבועית נפגשה או חרגה? לספק אמצעים מרובים עבור המשתתפים לתת את הקלט; רעיונות יכולים להיות משותפים באמצעות מופע של ידיים, הערות בעל פה, הצהרות בכתב או תרשים סיעור מוחות משותף.
אסוף את הקלט והצג אותו מחדש לקבוצה. אל תשמיט הערות שליליות או overemphasize חיובי. הערות שליליות ניתן לחשוף, למשוך תשומת לב לאזורים הדורשים שיפור.
הגדר או לאשר מחדש מטרות לטווח קצר. לכתוב משימות ותת-מטרות על כרטיסי הערה. לספק לכל משתתף כרטיס פתק המודיע לכל אחת המטרות האישיות שלו או חובותיה.
להגיב על כל דאגות מתמשכות או שאלות.
טיפים
-
מדריך את הדיון בפגישה כך שכל הדאגות מטופלות, גם אם נקודת המבט שלך כמנהיג הפרויקט מקשה לראות את תוקפם של דאגות אלה.
ישנם ארבעה שלבים עיקריים בתהליך קייזן: תפיסה, פיתוח רעיונות, קבלת החלטות ויישום. מפגשים יכולים להתרחש בין כל הביטויים הללו, וניתן להתאים אותם לכל אחד מהתהליכים הללו. לדוגמה, מפגש בתחילת הפרויקט עשוי להתמקד בבדיקת הבעיות הקיימות והתבוננות בהשפעות התרבות הארגונית.
