ארגונים גדולים ואלה עם מספר מיקומים עומדים בפני סוג של הונאה פיננסית בשם עובדי רוח. כדי לזהות אותם, ובסופו של דבר כדי למנוע אותם, חברות אלה באופן שגרתי לעסוק בפועל של ביקורות רוח רפאים.
עובדים רפאים מוגדר
עובדי רפאים - הנקראים לעיתים עובדי פאנטום - הם שמות המשכירים להם משכורות, אך אינם עובדים בפועל ואינם מבצעים עבודה כלשהי. הם המונח "עובד רפאים" ניתנת כי העובד קיים על הנייר, אבל הוא לא קיים במקום העבודה; את העבודות אשר עובדים רפאים הם שהוקצו כביכול נקראים לעתים קרובות לא להראות מקומות עבודה. זה יכול לקחת זמן רב כדי למצוא עובדי רוח רפאים ללא עזרה של ביקורות רוח רפאים. בקרות פנימיות קפדניות יכולות לסייע במניעת עובדי רוח.
להתגנב עובדים רפאים על שכר
רוב הארגונים דורשים תיעוד של עובדים על מנת למקם מישהו על המשכורות, אשר בדרך כלל אומר כי מפקח או מנהל - מישהו עם סמכות לכוון את מחלקת שכר כדי להוסיף עובד חדש - חייב להיות מעורב. לפעמים גם חבר במחלקת השכר מעורב. עובדי רוחות מתווספים לשכר, בין היתר, על ידי יצירת עובד פיקטיבי, תוך שימוש בשמו של עובד שהסתיים, העמדת עובדים חדשים במערכת לתקופת תשלום אחת לפני תחילת עבודתם בחברה והוספת עובדים זמניים למשכורות. במקרים מסוימים, אנשים אשר להגניב עובדים רפאים על המשכורות להסיר אותם לאחר מספר שבועות בלבד, מה שמקשה על הביקורת בעתיד לזהות.
גירוש עובדי רוח
בעוד קיומו של עובדי רפאים עשוי לעיתים להיות חשוף בביקורת שגרתית, ברוב המקרים התיעוד שסופק מספיק כדי לעבור בדיקה כזו. ביקורות רוחות נועדו במיוחד כדי לחשוף כל עובדי רוח רפאים, וכן לחקור מקרוב רשומות שכר התנהגות העובד לראיות של רוחות רפאים. ביקורות אלה הוכיחו תועלת, במיוחד עבור ארגונים גדולים. לדוגמה, בשנת 2009, ביקורת שנערך על ידי דטרויט בתי ספר ציבוריים מצאו יותר מ -250 עובדי רפאים - הונאה שעלתה על המערכת יותר מ 400,000 $ במשך ארבע שנים.
רפאים ביקורת תהליכים
אחת השיטות היעילות ביותר לניהול ביקורת רפאים היא לדרוש מכל העובדים להרים את המשכורות שלהם או הפקדות ישיר הפקדת אדם. המשכורות של עובדי הרפאים או הדליקים לא ייאספו. כך נקבעו בתי הספר הציבוריים של דטרויט כמה עובדי רפאים היו לה. שיטות יעילות אחרות לביקורת רפאים כוללות חיפוש עובדים שלא לקחו חופשה, לא לרשום כתובת פיזית ולא לקבל ניכויים על המשכורות שלהם (עבור ביטוח לאומי, מסים או ביטוח). בנוסף, אלה לנהל ביקורות רוח רפאים לחפש הפקדות ישירה מרובים הולך לאותו חשבון בנק, מספרי ביטוח לאומי לא חוקיים וחסר מידע עובד.
