בין אם אתה אירוח נסיגה ארגונית, כנס או אירוע מיוחד אחר, דוברי אורח יכול להציע לקהל שלך פרספקטיבות חדשות ואת היתרון של המומחיות. רשימת תיוג יכולה לעזור לארגן את הסידורים כך שהכל פועל בצורה חלקה. למען הארגון, לפצל את הרשימה לאזורים: נסיעות, פיננסיים, טכנולוגיה, כתובת הדובר הצרכים. המארח והרמקול יכולים ליצור רשימות תיוג בקטגוריות אלה כדי להבטיח לאירוע אין סיבוכים.
הסדרי נסיעות
מרצים אורחים, בין אם משלמים או מתנדבים, בדרך כלל חייבים לנסוע למעורבות לדבר. זה יכול לכלול תוכניות נסיעות גדולות, כגון טיסה או מלון, או נסיעה ברכב פשוטה. זה תלוי בארגון המארח לעשות את הסידורים. גלה איפה הדובר מגיע, איזה סוג של תחבורה היא תצטרך את ההעדפות שלה בזמן ההגעה ועזיבתו.כמו כן, לקבל את המידע הרלוונטי של הדובר, כגון תאריך הלידה, אשר נדרש עבור כמה הזמנות. לאחר מכן, הרשימה צריכה לכלול הזמנת נסיעות - הזמנת מלון במידת הצורך והסדרת תחבורה קרקעית כגון מכונית. הוסף הערה כדי לאשר את כל ההסדרים כמה ימים לפני ההתחייבות. רשימות המחברים של הרמקולים צריכות לכלול את המארח עם המידע ואימות הפרטים.
הסדרים כספיים
פריטים ברשימת המארחת צריכים לכלול אישור כי התשלום בוצע לדובר. לעתים קרובות, רמקולים משולמים חלק לפני האירוע כסוג של שכר ו חלק לאחר השלמת בהצלחה את ההתחייבות. אם זה המקרה, לעשות שני פריטים הרשימה אז אתה לא שוכח. רשימת המשימות הכספיות של הדובר צריכה לכלול את המארח עם כל הפרטים הרלוונטיים, כגון כתובת או מספר חשבון להפקדה ישירה, וכן אישור כי התשלום בוצע.
צרכים טכנולוגיים
מרצים אורחים רבים מעסיקים טכנולוגיה כחלק מהכתובת שלהם. רמקולים אורחים צריך לעשות רשימה של כל מה שהם צריכים - כולל מחשבים ניידים, מקרן תקורה המסך, כבלים, מצביע, מיקרופון וכן הלאה. המארח צריך לבקש מידע זה ולהוסיף פריטים מעשיים, כגון כבלי חשמל, מחשבים ניידים גיבוי אדם טכני על היד כדי לטפל בבעיות כלשהן.
הדיבור והחומרים
ארגונים המארחים צריכים להבהיר מה הם מחפשים מהדובר. זה עשוי לכלול נושא ספציפי לכתובת, או פרטים מעשיים יותר, כגון אורך הכתובת. ערכו רשימה של הכל ושלחו אותו לרמקול. עבור הדובר, רשימת פעולות זו אמורה לכלול גימור ועריכה של הכתובת. הדובר גם צריך לבדוק את יצירת עותקים כפולים של דיבור וחומרים תומכים, כגון PowerPoint. המארח והדובר צריכים לעבוד יחד מראש כדי לקבוע אם הדובר יספק עותק מראש של הכתובת, אולי עבור אמצעי התקשורת או עבור מתורגמן לשפת הסימנים.
דאג ליו"ר
חלק זה של הרשימה הוא עבור המארח, לא הדובר. הדובר שלך צריך להתייחס כאל VIP עבור האירוע. הקצה אדם שישמש כאיש קשר ומפעיל עבור הדובר, וספק את הדובר פרטי הקשר של האדם שהוקצה. ביום האירוע, ודא כי המטפל יודע היכן לקדם את הדובר ומספק את כל העדכונים הדרושים לאירוע ולפרטים חשובים. המטפל גם צריך להציג את הדובר לאנשים חשובים בארגון. הוסף פריטים לרשימת הבדיקה אשר מבטיחים את הנוחות של הדובר במהלך האירוע, כגון בקבוקי מים על הדוכן. לבסוף, הוסף פריטים רשימת פריטים כדי להזכיר לעצמך להודות הדובר בעקבות האירוע - אולי עם פתק בכתב יד או סידור פרחים - כדי לסיים את כל התשלומים.
