איך לכתוב מזכרות עבור מפלגת חג המולד מתנדבים

השימוש תזכירים העובדים לבקש מתנדבים לתכנון חגיגי המשרד היא דרך טובה לערב עובדים רבים ולגרום להם להרגיש כלולים צוות המשרד. השימוש היעיל של מתנדבים עובדים יכול לעשות אירועים כגון מסיבות חג המולד לרדת ללא תקלה. תזכירים גם להבטיח כי הודעה או הודעה מגיע לכל נמענים המיועדים. בעת תכנון מסיבות חג המולד ואירועים אחרים במשרד, אתה צריך לוודא שכל מי מוזמן להשתתף מודעת התאריך והשעה.

פריטים שתצטרך

• רשימת מתנדבים עובדים פוטנציאליים

• מידע ליצירת קשר לכל המתנדבים הפוטנציאליים

• תאריך, מיקום ושעת האירוע

• רשימת ההתנדבות הזמן דרישות חובה

לקבוע את סוג של מסיבת חג המולד במשרד שלך יהיה. להחליט אם האירוע יתקיים במשרד או מחוץ לאתר. הגדר תקציב. קבע את מספר האנשים שיוזמנו, כולל בני זוג או אורחים של העובדים. החליטו אם אלכוהול יוגש, ואם ישמשו משקאות ללא תשלום או במזומן. שמור רשימה מפורטת של הפרמטרים של המפלגה כדי להדריך את המתנדבים שלך בהגדרת זה.

לקבוע כמה עובדים מתנדבים תצטרך לארגן להקל על המפלגה. ברוב המקרים, לפחות 10 מתנדבים יידרשו לכסות את כל הפונקציות. בחר מתנדב מנהיג לפקח על עובדים מתנדבים אחרים. לדון פרטי הארגון ישירות עם מתנדב להוביל. ודא לכל מתנדב פוטנציאלי יש את הזמן ואת היכולת להשתתף לפני הקצאת תפקידים.

צור תזכיר לכל מתנדבים פוטנציאליים המציינים את הצורך שלך לעזרה עם המפלגה במשרד. ציין את שם העובד שבחרת לשמש כמתנדבת. ודא שכל המתנדבים מבינים כי מלבדך, אדם נוסף יהיה זמין לעבוד דרך הלוגיסטיקה של ארגון המפלגה. בקש מכל נמעני התזכורות ליצור איתך קשר תוך שבוע כדי ליידע אותך אם הם יכולים להתנדב. שמור רשימה של כל מי שהסכים לעזור.

שלח תזכיר שני לאנשים שהתנדבו. הקצאת משימות ומשימות של צדדים לאנשים ספציפיים או לקבוצות קטנות. לדוגמה, מקם קבוצה אחת האחראית לבחירת תפריט המזון; קבוצה שנייה הממונה על הזמנות; קבוצה שלישית אחראית על קישוטים, טובות צד ומתנות. המשיכו לחלק את המשימות עד שיכוסו כל ההיבטים של המפלגה. ייתכן שיהיה עליך לגייס מתנדבים נוספים אם המפלגה שלך היא גדולה, רשמית או מורכבת יותר מאשר איסוף מזדמנים בתוך המשרד.

בתזכיר השני, להכריז על לוח זמנים של מפגשים צד מתנדבים, שבועי או חודשי, להתארגן ולהכין. תזמן את הפגישה הראשונה לפחות ארבעה עד שישה חודשים לפני האירוע. זה יסייע להבטיח כי אין פרט מתעלמים וכל המתנדבים מבינים את האחריות ואת התחייבויות הזמן. תזמן את הפגישות בזמן החברה, באתר, אך הקפד שלא להשפיע לרעה על עבודת היומיום של המתנדבים. בקשו מכל המתנדבים להודיע ​​לכם אם הם ישתתפו בפגישת הבעיטה.

השתמש תזכירים למעקב שוטף עם כל המתנדבים לאורך כל תהליך התכנון. ציין בכל תזכיר מה נדון בפגישה האחרונה ומה יידונו בפגישה הבאה. בקש מתנדבים לתקשר עם הקבוצה כולה אם יש להם רעיונות, הצעות, שאלות או דאגות, כך שכולם יהיו מודעים באופן מלא לתהליך התכנון.

לפני האירוע, לשלוח תזכיר לכל מי במשרד שלך או החברה, מודה מתנדבים העובדים על עבודתם בהכנות למסיבה. ביטוי זה של הכרת תודה חשוב למתנדבים.

טיפים

• השתמש בשפה העסקית המסורתית בעת כתיבת תזכירים, אפילו עבור אירועי כיף כגון מסיבות חג המולד. הימנע משימוש במונחים סלנג, גסות ושפה מפוקפקת בעת כתיבת תזכירים.

אזהרה

אל תתנו למתנדבים להשתמש בפגישות תכנון מפלגות כתירוצים כדי להימנע מחובת עבודה יומיומית.