הפרדת מזומנים של חובות היא טקטיקה כדי להפחית את הסיכון של אובדן כסף מקריים ומכוון על ידי עובדים. אדם סביר ביותר לגנוב במזומן מחברה הוא עובד לטווח ארוך בסביבת עבודה, כי אין הפרדה של חובות. הפרדה במזומן של חובות הוא הנפוץ ביותר בתאגידים גדולים יותר, אבל עסקים קטנים יכולים גם להפיק תועלת הפרדה מינימלית של חובות או שיש מנהל ביסודיות לפקח ולסקור את החובות במזומן. הפרדה נאותה של חובות בעסק במזומן דורשת הרשאה, משמורת, הקלטה ופיוס.
הרשאה
האישור הוא הצעד הראשון בשרשרת המשמורת. רק אדם אחד מורשה למלא תפקיד. לדוגמה, אדם יכול לקבל דואר ובדיקות, אבל הוא לא צריך לשמור את ההמחאות במשמורת שלו, לרשום אותם או ליישב את ספר החשבונות שבו המחאות נכנסו. בנוסף, הוא יכול לאשר או להכין פיקדונות, אבל הוא לא יכול ללכת לבנק להפקיד את הכסף. לפעמים, בעסק קטן יותר, מי שמסמיך המחאה יכול לפשר אותו רק אם עובד אחר או מנהל הפקיד והקליט אותו.
משמורת
אורך המשמורת תלוי בחובה. לדוגמה, הקופאית המטפלת בכסף עבור משמרת של שמונה שעות ברוב המקרים לא צריכה ליישב את מגירת המזומנים שלה. יהיה זה מקובל עליה לספור ולהקליט את הסיכומים הסופיים שלה, אבל על הממונה לפייס את הסיכומים כדי לאמת את המזומן כנגד קבלות. זה מבטיח כי כל הכסף הוא היווה ואף אחד חסר.
הקלטה
הקלטה היא חובה במזומן הדורש מנהל או עובד פיזית או אלקטרונית לרשום סך במזומן על החשבונאות של החברה. זה במזומן מבטיח נתיב נייר כי בעקבות הכסף. בדוגמה הקודמת שלנו, מנהל מי השלים את המגירה במזומן צריך לקבל מנהל אחר כדי לתעד את המזומן עבור הפקדה או במזומן על היד. כאשר אנשים רבים מטפלים במזומן, חיוני להפריד בין חובות לאורך שרשרת המשמורת.
פיוס
הפיוס הוא השלב האחרון בהפרדה בין חובות המזומנים לבין שרשרת המשמורת. זה מבטיח שכל מי מטפל הכסף היוו את המזומנים, המחאות או הפקדות כראוי. כאשר מנהל או עובד מאחד את הסיכומים הכספיים ליום או בשבוע, הוא מספק הזדמנות לעסק לתפוס את כל השגיאות בחשבונאות או לגלות גניבה פנימית פוטנציאלית. העסק צריך תמיד יש אדם אחר ליישב את מי שקיבל, טיפל או רשם את הכסף.
