בדוק החותמים, או לבדוק החותמים, הם אנשים מורשים לחתום על צ'קים עבור עסקים, חברות ותאגידים. הם אחראים להבטיח שהמחאות המוצגות לחתימה הן לגיטימיות ומוכנות בהתאם לנהלים החשבונאיים של הארגונים. בהתאם למבנה של הארגונים שלהם, חותמים על הסימון עשויים להיות בעלי עסקים, מפקחים חשבונאיים או נושאי משרה. למרות שחברות גדולות יכולות להכין צ'קים עם חתימות מודפסות, המחאות עבור סכומים גדולים מסכום מסוים עשויות לחייב חתימה "חיה" או חתימות מרובות.
חתימת המחאות: לשים את שמך על הקו
בדוק החתימה אחראים לאימות כי כל הסימון הם לחתום מוכן כראוי מייצג הוצאה עסקית לגיטימית. החותמים יכולים להיות אחראים או כפופים לחקירה פלילית בגין חתימת המחאות שנמשכו במרמה או שלא כדין. בעת חתימת העסק בדיקות, לשקול כל לבדוק לך לחתום כאילו זה היה שלך. שאל שאלות אם יש לך חששות לגבי כל בדיקה שתתבקש לחתום. עקוב אחר נוהלי הארגון שלך על דיווח על הונאה של חשד לסימון.
בדיקות עסקיות 101
ארגונים עסקיים רשאים להשתמש בחשבון הפעלה אחד, או להשתמש בחשבונות מרובים עבור סוגים שונים של הוצאות. בדוק החתימה על העסק באמצעות חשבונות מרובים אחראים לדעת אילו חשבונות משמשים לתשלום הוצאות ספציפיות. דוגמאות לחשבונות כוללות חשבון כללי להוצאות תפעול כלליות, חשבונות שכר, חשבונות נאמנות לאחזקת כספי לקוחות וחשבונות המשמשים לשיווק ופרסום. למרות שמפקח על החשבונות עשוי להידרש לוודא שחשבונות מתאימים משמשים, חתימה על בדיקות עסקיות מייצגת את אישורך בכל המחאה שנחתמה.
מאמת בודקים וסכומים
אל תחתום על המחאות ריקות; אם הם אבודים או נגנבו, אתה יכול להיות אחראי. בדוק את כל המחאה שאתה חותם כדי לאמת את מקבל התשלום ואת הסכום ששולם. אם אינך מכיר את המוטב, בקש תיעוד כדי לגבות את התשלום. תשלומים לספקים צריכים להיות מלווים בחשבוניות מקוריות. התאם את הסכום שנכתב עם הסכום המספרי שמוצג על כל המחאה. ודא שסכום כל המחאה נמצא בסמכות החתימה שלך.
מניעת הונאה ובעיות חשבונאיות
על החותמים לבדוק ולפעול על פי נוהלי החשבונאות של החברה. הם אחראים על סימון המחאות שהונפקו בצורה לא נכונה. שאל שאלות אם אינך מרוצה מכל היבט של המחאה המוצגת לחתימה. אין להסתכן בחתימת המחאה שעשויה להיחקר מאוחר יותר או להימצא בהונאה. התייעץ עם עמיתים ו / או הממונים לפי הצורך כאשר בדיקות חשודות מוצגים לחתימה. שמירה על יומן צ'קים חתום וציון כל בעיה עם המחאות המוצגות לחתימה והפעולות הבאות נלקח יכול לעזור לנקות אותך ממעורבות בפעילות פלילית לכאורה.
