עבור אנשים רבים, לזכור מספר גדול של מספרי טלפון היא משימה בלתי אפשרית. כאשר מישהו מתקשר למשרד שלך, אתה צריך את המספר הנכון על היד עכשיו, ואת הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לשמור על ספריית הטלפון במשרד. בעוד משרדים גדולים עשויים להיות מערכות טלפון מורכבות עם ספריות אלקטרוניות, רוב המשרדים לא צריך שום דבר זה משוכלל. עם מעט מאוד מאמץ, אתה יכול ליצור ספריה פשוטה למשרד לשים את כל המידע שאתה צריך בקצות אצבעותיך.
פריטים שתצטרך
-
מחשב
-
תוכנת גיליון אלקטרוני או חשבון Google Docs
צור גיליון אלקטרוני חדש בשם "Office Directory". שימוש בגיליון אלקטרוני הוא דרך קלה להגדיר את ספריית הטלפון של המשרד כי הוא לא גדול מספיק כדי לקבל מערכת מרכזית במדריך הטלפון.
הוסף שלוש כותרות עמודות לגיליון האלקטרוני שלך: שם, משרד # וטלפון. אם תרצה, הוסף עוד עמודות לגיליון האלקטרוני ותוכל לעקוב בקלות, לדוגמה, כתובות דוא"ל ומספרי פקס.
שלח את הספרייה (או את הקישור אליה אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני מקוון) לעמיתים שלך ולבקש מהם למלא את המידע הנכון שלהם ולשלוח אותו בחזרה אליך. ייתכן שיהיה עוזר מנהל משרד עם כמה מידע זה מי אתה יכול לבקש למלא את המידע עבורך באופן מיידי.
לאסוף את התוצאות לגיליון אלקטרוני אחד עם כל השינויים בו. עכשיו יש לך מדריך הטלפון עובד עבור המשרד שלך.
הדפס את ספריית הטלפון, או שלח אותה בדוא"ל לשאר המשרד לשימוש כללי. ראה טיפים בהמשך לקבלת דרך קלה להפצת ספריית הטלפונים עם פחות בעיות.
טיפים
-
מאחר שמספרי הטלפון של המשרד משתנים לעתים קרובות יחסית, השימוש בגיליון אלקטרוני מקוון כמו Google Docs יכול לחסוך לך זמן ומאמץ. שתף את הגיליון האלקטרוני של ספריית הטלפון עם כל מי שנמצא במשרד שלך והנח להם לבצע שינויים לפי הצורך, ומכיוון שהספריה נמצאת במצב מקוון, לא תצטרך לדאוג לגבי שליחת עותקים חדשים בדוא"ל כאשר הספריה מעודכנת.
