כתיבת תוכנית מפורטת לניהול פרויקטים או תהליך כרוכה בתיעוד הצעדים והמשימות הדרושים ליצירת מוצר או שירות. תוכנית הפעולה שלך צריכה לתאר את הפרויקט המלא עם כל השלבים, החל ביזום והמשך מעקב, ביצוע, בקרה וסגירה, ממליץ על מכון ניהול פרויקטים. כלול סקירה כללית ופרטים על היקף, לוח זמנים, עלויות ואיכות. אתה צריך גם רשימה של חברי צוות הפרויקט, אסטרטגיית תקשורת, סיכונים, תהליכי רכישה וטכניקות לניהול השינוי.
שימוש בתבנית
למרות שאתה יכול ליצור את הפורמט שלך, זה הרבה יותר קל להתחיל עם עיצוב קיים. הורד תבנית מאתר אינטרנט כגון Microsoft Office, PM Docs או PM Links. שימוש בתבנית מבטיח שתכסה את כל הנושאים הדרושים ותשמור על עקביות עם כל פרויקט. בנוסף, תבנית מזכירה לך לזהות את האנשים שיאשר את התוכנית שלך, להקצות מימון ולספק משאבים.
הצהרת הסקירה משמשת לתיאור המצב. לדוגמה, ציין את התנאים העסקיים שהפעילו את הצורך בפרויקט. זה עשוי לכלול משוב לקוחות, תוכניות מתחרים או דרישות המשקיע. צור מקטעים להיקף, לתזמון ולתקציב. חלקים אלה מספקים פרטים על המוצר או השירות שאתה מתכנן ליצור, אבני דרך לפרויקט, כמה אנשים אתה צריך לעבוד על הפרויקט ואת אילוצי התקציב. צור סעיף המתאר את תהליך ניהול האיכות שלך וכולל אסטרטגיית אבטחת איכות ויוזמות בקרת איכות. על ידי תיעוד התהליך אתה מתכנן לעקוב, אתה אומר לכל חברי הצוות מה שהם צריכים לעשות כדי להשיג את המטרות של הפרויקט ואת המטרות.
פרטים
רשימת חברי צוות הפרויקט, תפקידיהם ותחומי האחריות שלהם, ואת הזמן התחייבויות בסעיפים תמיכה. בנוסף, תאר את אסטרטגיית התקשורת שתעקוב אחריה, כגון השלמת דוחות מצב שבועיים ופגישות חודשיות. לדוגמה, תוכל לכלול טבלה המציינת את מה שאתה רוצה שכל חבר צוות יעבוד עליו. כלול את המשימה בעמודה הראשונה ולתעד את המצב בעמודה השנייה, כגון לא התחיל, בתהליך, הושלם או מתעכב. הוסף מקום לתגובה נוספת בעמודה שלישית.
תהליך
לבסוף, לתאר תוכניות להתמודד עם כל הסיכונים האפשריים, כגון עיכובים הספק או דרישות בעלי עניין נוספים. הגדרת תהליכי רכישה וטכניקות רשימה לניהול שינויים, כולל מי מקבל לאשר את ההתאמות לתוכנית.
הסכמה
לאחר שתסיים את התוכנית שלך, לבדוק את הפרטים עם צוות הפרויקט. שלב את המשוב שלהם לפני שתפיץ אותו לבעלי העניין שלך לאישור. לאחר אישור התוכנית, להתחיל לעבוד בדרך שלך דרך המדרגות. לשמור על חברי הצוות על התקדמות, בעקבות הליך באסטרטגיה התקשורת שלך. עם המשך העבודה, להעריך את המאמצים שלך, כך שתוכל לשלב טכניקות אתה לומד לתוך הפרויקט הבא שלך.
