איך לכתוב תוכנית פרויקט תקשורת

כאשר לחברה או לארגון שלך יש מידע חשוב לתקשר והערוצים הרגילים שלך אינם מספיקים, תכנן פרויקט תקשורת טקטי המותאם אישית לתוכן ולנסיבות. פרסומים הנהנים מתכניות מותאמות אישית הם בדרך כלל אירועים חד פעמיים, לא שגרתיים, כגון שינוי בהנהגת מנהלים, תוכניות שכירות ופיטורים, שינוי הטבות לעובדים והעברת מתקני החברה. לעתים קרובות הם כרוכים בקהל חיצוני ופנימי. ביצוע תוכנית טקטית של פרויקט תקשורת מסייע להבטיח שתשקול שאלות מפתח: מי צריך לשמוע מה, ממי, באיזה אמצעי, מתי ובאיזה סוף? תוכנית מזהה גם משימות, חשבונות ו - timelines --- החלקה את העבודה של ניהול הפרויקט.

להבהיר ולאשר לפני שאתה מתכנן. זהה את הפרויקט של "בעל" --- בדרך כלל האדם להקצות אותו --- מי ימליץ ולאשר את התוכנית שלך. עם בעל הפרויקט: - לאשר את תוכן ההודעה תוכן, העיתוי הרצוי ודרישות סודיות. ודא אם יש רגישויות או נסיבות חריגות, כגון דרישות לדיווח משפטי או לחברות. - לאשר כיצד הפרויקט מתאים כמו טקטיקה של יחסי ציבור אסטרטגיות תקשורת. - על מקורות לקבלת מידע מפורט יותר קלט תצטרך, למשל, מנהל משאבי אנוש של החברה שלך או יו"ר ועדת החיפוש המבצעת. - זיהוי דרישות אישור ודיווח לפרויקט שלך. הסכימו אם תנהל את הפרויקט באופן לא פורמלי או שתבנה צוות פרוייקט. - זיהוי דרישות אישור למוצרי עבודה הזורמים מהתוכנית, לדוגמה, סקירה על ידי עורכי דין, משאבי אנוש ומימון או על ידי מנהלים ספציפיים. - הגדרת פרמטרים למשאבים הדרושים כגון ציפיות התקציב ושימוש בסוכנויות חיצוניות.

לגבש מטרות ויעדים. המטרה היא מה שאתה רוצה לעשות לקרות, בדרך כלל מתחיל עם "אל …" מטרות בדרך כלל להתחיל עם פעלים פעולה --- הם מה שאתה רוצה לעשות כאשר, כאמור תהליכים או תוצאות רצויות. לאור זאת, מטרת ההכרזה על תאריך מסוים היא מטרה. המטרה עשויה להיות "כדי לענות על הצרכים וההעדפות של בעלי העניין עבור מידע בזמן העובדתי בנושא (נושא), באופן המאשר את הדימוי של החברה ואת הערכים." קשר את המטרה הזו בחזרה ליחסי ציבור ואסטרטגיה תקשורתית.

פרופיל בעלי עניין וקהלים. תכנון אסטרטגי סביר למדי זיהה מטרות תקשורת שבץ רחב. עבור הפרויקט הטקטי שלך, לחדד להתמקד. בעלי העניין הם קבוצות או יחידים אשר יושפעו מהמידע הספציפי שאתם מתכוונים להקנות ובכך מהווים קהלים מרכזיים. הוסף לרשימה של קהלים אחרים שבהם ברצונך ליצור, לשנות או לאשר את התפיסות. השתמש בטבלה או בגיליון אלקטרוני עם כותרות העמודות הבאות כדי לסכם את הניתוח שלך: - פלח קהל. תן כל שם, ואם יש צורך בהערת שוליים אלה המרכיבים כלל. תת לפלח קבוצה אם צרכי התקשורת יהיו שונים בתוך הקבוצה. דוגמה: כל העובדים, עובדי החטיבה הפגועה, המפקחים. שאל: "מי יצטרך או רוצה לדעת על זה - ולמה?" לדוגמה, שקול לקוחות מפתח, בעלי הון, הציבור הרחב, עמיתים בתעשייה שלך, גופים פוליטיים וספקים משמעותיים. בחר אם כלי התקשורת של המדיה יהיו מקטעים ממוקדים או במקום זאת יופעלו כערוצים כדי להגיע למגזרים כגון הציבור הרחב והקהילה העסקית. - צורך / הודעה. למרות המודעות וההבנה הם מטרות עבור כל הקהלים, חלקם עשויים להיות צרכים מיוחדים. העובדים עשויים לרצות לדעת איך הם יושפעו על ידי משרד סוגר, למשל, או חברי האגודה את התהליך שבו מנהיג בכיר מתפטר יצליח. חברי מועצת המנהלים, מנהלים, מפקחים ומנהלי חשבונות הם בין אלה שאינם צריכים רק את החדשות, אלא את התוכנית שלך לתקשורת, במיוחד אם הם ממלאים תפקיד. זהה הודעות מפתח עבור כל פלח. -. ממי היה כל קטע לצפות או רוצה לשמוע את החדשות שלך? לזהות את הדובר להיות "הפנים" של התקשורת לכל קבוצה --- מי יהיה מצוטט במהדורה חדשות, למשל, או להוביל ועידה עם עובדים. למרות הקהילה העסקית עשוי לצפות לשמוע מנכ"ל, העובדים עשויים להעדיף לקבל מידע על ידי המפקחים שלהם לקוחות מפתח על ידי מנהלי החשבונות שלהם.

תכנן רצף ערוצים וערוצים. אם יש לך פעם נדהם על ידי למידה הראשון מעיתון של שינויים גדולים החברה שלך מתכננת, אתה מבין את העיקרון של "אין הפתעות" ואת החשיבות של מידע מדורגים כדי להבטיח שום הפתעות להתרחש. בטבלה או בגליון עבודה זמניים, רשום את מקטעי היעד שלך לפי הסדר שבו הם יידעו אותך, תוך כדי עבודה מהמועד והשעה שבהם המידע שלך יהיה מוכר באופן כללי ביותר (לעתים קרובות הזמן של מהדורת חדשות כללית). למרות שחלק מההפצות עשויות להיות בו-זמנית, שקול אם חלק מהקטעים זקוקים להודעה מוקדמת על תקשורת שתבוא. לדוגמה, מפקחים עשויים להזדקק לזמן כדי להתכונן לשאלות של עובדים, וחברי מועצת המנהלים רשאים לקבל בברכה הודעה על כתבות בעיתון. בעמודה שליד כל מקטע, זהה את הערוצים שבאמצעותם תתבצע תקשורת. ערוצים הם שיטות להפצת מידע, הכוללות בדרך כלל אירועים ותכנים כתובים. דוגמאות: - עבור ההנהלה, חברי מועצת המנהלים, ראשי מחלקות מפתח ומפקחים --- מראש הודעות בדוא"ל. - לעובדים --- מראש הודעת דוא"ל, מפגשים מחלקתיים, ועידת וידאו, תוכן האתר. - עבור המרכיבים העיקריים --- הודעה מראש על ידי פקס דוא"ל, מצגת לחיות. - עבור הציבור הרחב --- הפצה של חדשות חדשותי, חדשות, כנס תוכן האתר.

זהה את הבטחונות הדרושים. Collaterals הם החומרים המשמשים לביצוע תוכנית הפרויקט שלך תקשורת --- מסמכים ואודיו, כגון תמונות והקלטות. סיווג אותם כמו: - חיזוקים הפצה, לשימוש עם מקטעים מרובים. דוגמאות: מהדורת חדשות, גיליון עובדות, Q & A, צילומים, תוכן אתר. - בטחונות מגזר, תקשורת המגיעה לקהל ספציפי, תוך התייחסות לצרכיהם ולהעדפותיהם ו"קולו "של דוברתם המועדפת. לעתים קרובות הם מזכרים מ Key Communicator של המגזר מצרף עותקים של בטחונות היסוד לעיל, במיוחד משחרר חדשות. "רציתי להודיע ​​לך שהחברה שלנו מודיעה מאוחר יותר אחר-הצהריים את החדשות …" אלה בטחונות גם עשויים לכלול נקודות מדבר, קווי מתאר, או AVs עבור מפתח Communicators כגון חברי צוות מנהלים ומפקחים. - ייעוץ משפטי, תזכורות ממך לאחרים צפוי לקחת חלק בפרויקט, apprising להם את תוכנית התקשורת ואת התפקידים הצפוי בו. צרף עותקים רלוונטיים של בטחונות בסיס ומקטעים. על שולחן או גיליון אלקטרוני, לזהות עבור כל בטחונות הבאות: שם, מפתח Communicator, שהוקצה, טיוטת תאריך יעד, אישור (ים) נדרש, תאריך היעד הסופי.

אשר את התמיכה הנדרשת. זהה את התמיכה שתצמח מהפרויקט שלך ותאשר את זמינותו. אם אין תמיכה קבועה, השתמש בטבלה או בגיליון אלקטרוני כדי לפרט כיצד תקבל תמיכה כגון הבאות, זיהוי פריט תמיכה, מקור ועלות: - עיצוב של בטחונות - הרכבה של רשימות תפוצה עם פרטי יצירת קשר עבור מקטעי היעד שלך - יכולת ואחריות להעברות המוניות כגון הודעות דוא"ל קבוצתיות - סידורים לפגישות קבוצתיות, כנסים ואירועים קשורים אחרים.

פרוייקט מפורט להתגלגל. השתמש בטבלה או בגיליון אלקטרוני לרשימה רציפה ולבסס תזמון עבור כל פעילות שאתה מתכנן להפיץ את התקשורת שלך. לזהות מי יעשה מה ומתי, וגם את בטחונות כל ישתמש. שקול את כותרות העמודות האלה: מספר, תאריך ושעה, פעילות, בטחונות שישמשו, אדם אחראי (ים) וסטאטוס או הערות. תכנן לכלול את הפרטים המפורטים של הפרויקט בפרויקטים המייעצים שאתה מספק לאחרים שיש להם חלק בו, כגון חברי צוות מנהלים, מפקחים ואנשי תמיכה.

תכנית מעקב הפרויקט. השתמש בטבלה או בגיליון אלקטרוני כדי לפרט מעקב כזה כמו: - הודעות הודעה שאלות מבעלי עניין כגון עובדים מדיה חדשות - הערכת הפרויקט, סביר מאוד כולל ההצלחה של ביצוע הפרויקט הערכות סובייקטיביות של תגובה הקהל

בצע תקציב. זהה את העלויות הצפויות בהתאם למדיניות הפיננסית של הארגון שלך. ייתכן שיהיה עליך רק לזהות את אלה שכבר לא נכללו בתקציב הקיים לתמיכה כללית בתקשורת.

קבל את תוכנית הפרוייקט שלך אושרה. ספק את העבודה שלך לבעלים של הפרויקט לאישור לפני שתתחיל בביצוע ולבקש הצעות לשיפור. הכן את מסמך ההצעה שלך עם סיכום מנהלים קצר. עקוב אחר מתווה זה, ושלב את הטבלאות / הגיליונות שלך במקום את הנרטיב המפורט: - תקציר תמציתי - מטרת הפרויקט ומטרותיו - בעלי עניין וקהלים (טבלה או גיליון אלקטרוני) --Communications פירוט פרטים (טבלה או גיליון אלקטרוני) - Cateraterals (טבלה או גיליון אלקטרוני) - מעקב אחר תוכניות - תמיכה נחוצה - תקציב

טיפים

• אם הסודיות מאפשרת, להתייעץ עם בעלי עניין וקהל או אלה שעובדים איתם כדי להבין טוב יותר את הצרכים שלהם ואת האינטרסים. מלבד ערוצי התקשורת הרגילים שלכם, תכננו אירועים מיוחדים לחדשות לא שגרתיות כדי לסמן את "הייחודיות".

אזהרה

הודעות מסוימות עשויות להיות כפופות לחוק ולתקנות ניירות ערך. בדוק עם ראשי משאבי אנוש משפטי.