חשבונאות עבור העסקאות הפיננסיות של העסק היא פונקציה חשובה של הפעילות היומיומית. פיתוח ושימוש במערכת חשבונאית נאותה תבטיח שכל העסקאות נרשמות בצורה נכונה ומדויקת על ספר החשבונות הראשי של החברה. ההתקדמות הטכנולוגית להקל על התהליך החשבונאי עבור עסקים רבים.
מערכת ידנית
מערכות חשבונאות ידניות מנצלות מספר ספרי חשבונות כדי לרשום עסקאות פיננסיות. לחברות יש חשבונות נפרדים עבור כל חלק של מערכת החשבונאות, כגון חשבונות זכאים, חשבונות חייבים ומכירות. רואי חשבון מכן לאחד את ספרי החשבונות האלה לתוך ספר ראשי אחד, מתן את האיזון עבור כל ספר החשבונות. מחברת ספר החשבונות הראשי מסייעת ביצירת דוחות כספיים.
יתרונות חשבונאיים ידניים
בעוד מייגע זמן רב, מערכות חשבונאות ידני להציע כמה יתרונות. ספרי החשבונות קלים לבדיקה, ורואי חשבון יכולים לבצע שינויים פשוטים במידת הצורך; ניתן ליישב בקלות חשבונות בודדים משום שהמידע נמצא בסדר שיטתי באמצעות כל ספר חשבונות. רואי חשבון גם יש את היתרון של טיפול פיזי כל ספר החשבונות ויצירת הערות בחשבונות הלקוחות לגבי כל סוגיות שזקוקים לבירור או תיקונים.
מערכת ממוחשבת
גיליונות אלקטרוניים ומערכות מידע חשבונאי מחייבים רואי חשבון להזין נתונים פיננסיים, ולאחר מכן אלגוריתמים מתמטיים לחשב את המידע לתוך ספרי החשבונות הדרושים הדוחות הכספיים. מערכות ממוחשבות גם מאפשרות לרואי חשבון ליצור ניתוח טרנדינג ולדווח על כל השונות במהירות ובדייקנות. בנוסף, עסקאות מכל חטיבות החברה נגישות באמצעות מערכות חשבונאיות ממוחשבות ומעניקות לרואי חשבון גישה טובה יותר למידע הכספי.
יתרונות חשבונאיים ממוחשבים
חשבונאות ממוחשבת מציעה יתרונות רבים יותר מאשר חשבונאות ידני; רואי החשבון מעבדים מידע נוסף מהר יותר, נוסחאות מאמתות את הסיכומים המחושבים ואת השגיאות נפוצים פחות. מערכות חשבונאות גם להתאמה אישית על ידי התעשייה, המאפשר לרואי חשבון את ההזדמנות להשתמש תבניות מראש עבור ספר החשבונות הראשי שלהם. רואי חשבון יכולים גם לאחסן כמה שנים של מידע פיננסי בקלות יחסית, נותן להם את ההזדמנות לבחון את המידע בשנה שעברה מבלי למיין ערימות של ספרי החשבונות.
השיטה הטובה ביותר
רוב החברות משתמשות במערכת ממוחשבת חשבונאית להקלטת והצגת המידע הכספי שלהן. המערכת מאפשרת להם לרשום עסקאות עסקיות במדויק וליצור דוחות כספיים במהירות לבדיקת ההנהלה. בעוד הפונקציות של חשבונאות ידני השתנו, זה לעולם לא ייעלם לחלוטין. על רואי החשבון לעיין במידע המוצג בדוחות הכספיים ממערכת החשבונאות כדי להבטיח דיוק ותקפות. רואי חשבון גם חייבים להבטיח כי כל המידע הכספי עוקב אחר כללי החשבונאות המקובלים וכל הנחיות אחרות מסוכנויות רגולטוריות.
