המערכות החשבונאיות הממוחשבות גדלו בצורה כה שכיחה, שבקושי הגיוני לדמיין חלופות עכשוויות המבוססות אך ורק על ספרי חשבונות בכתב יד ועל מכונות להוספה של בית הספר הישן. אבל זה קל להיות מוגזם יתר על המידה על חשבונאות ממוחשבת. לפני שאתה לצלול עמוק לתוך פתרונות טכנולוגיים, לשקול את החסרונות הפוטנציאליים של המאפשר מכונת תוכנה כדי לאחסן את כל הנתונים שלך ולחשב קשרים מספריים חיוניים.
איכות המידע
איכות המידע שמספקת מערכת חשבונאית ממוחשבת תלויה באיכות המידע שאתה מזין. אתה יכול להזין כל לבדוק בודדת, קבלה חשבונית לתוך QuickBooks, אבל אם לא הגדרת תרשים QuickBooks שלך של חשבונות כדי לשקף במדויק את המורכבות של העסק שלך, המאמצים שלך יניב מידע חלקי או לא רלוונטי. לדוגמה, אם העסק שלך פועל עם סוגים מרובים של חשבונות, כגון קמעונאים מקוונים, לבנים וחזיתות מרגמה ומכירות ישירות ללקוחות, הנתונים החשבונאיים שלך לא יהיו משמעותיים במיוחד, אלא אם כן אתה עוקב אחר קטגוריות אלה בנפרד.
יסוד האדם
למרות מערכות ממוחשבות חשבונאית להשתמש בטכנולוגיה כדי לחשב סכומים מידע החנות, נתונים אלה חייבים להיות נכנסו על ידי בני אדם, ואת בני האדם האלה חייבים להיות מאומנים. צוות הדרכה בתוכנות יכול להיות יקר, ואת הידע צריך להיות מעודכן באופן קבוע, כי מערכות ממוחשבות חשבונאות לשנות, לפעמים מדי שנה. טעויות מתרחשות בשלבים רבים בעקומת הלמידה, ומערכת ממוחשבת עם נוסחאות המתבססות זו על זו עשויה להרכיב שגיאות פשוטות לכאורה, מה שמקשה עוד יותר למצוא את מקור הבעיה.
עלויות טכנולוגיה
כמעט כל היבט של מערכת ממוחשבת חשבונאית הוא יקר. מחשבים הם exponentially יקר יותר מאשר מדפי נייר, ואת התוכנה הנדרשת עבור הנתונים החשבונאיים שלך מוסיף עוד חשבון אשר לעתים קרובות יש לחדש או לעדכן מדי שנה. ייתכן גם צריך לשלם כספים עבור תיקונים, או לשכור אנשי מקצוע עבור הכשרה, תוכנה מותאמת אישית או להתיר תקלות מורכבות במיוחד.
ביטחון וקביעות
מערכות ממוחשבות חשבונאיות חשופות לבעיות אבטחה באינטרנט. מערכות מבוססות-ענן מאחסנות את המידע של החברה שלך מרחוק, היכן שניתן לפרוץ אותו. ייתכן שהמערכת שלך נגועה בנגיף שמשמיד או משחית מידע. מחשבים גם לקרוס מעת לעת, אז אם אתה חרוץ במיוחד על גיבוי קבצים אתה עלול לאבד שעות רבות של עבודה. לכן, בעוד מערכות ממוחשבות ממוחשבות מארגנות מידע ועושות חישובים במהירות וביעילות, הן עשויות ליצור תחושת ביטחון מזויפת. השורה התחתונה היא שהם אף פעם לא יכול לעמוד באופן מלא עבור ידע ישיר של מערכות או היכרות ממקור ראשון עם הפרטים של הפעולה שלך.
