עסקים, סוכנויות ממשלתיות וארגונים אחרים להקצות DLN למסמכים חשובים כמספר זיהוי ייחודי. למרות DLNs ניתן להשתמש בכל ארגון, הם נפוצים במיוחד בארגונים פיננסיים כגון בנקים וסוכנויות המסים. שירות מס ההכנסה הפנימי מסתמך על קבצי DLN כדי לעקוב אחר החזרי מס ורבים מהרשומות שלו, כולל החלטות לפטור ממס.
מספרי מאתר המסמכים
מספר איתור מסמך הוא מספר רב-ספרתי המוקצה למסמך ספציפי כדי לאפשר את מעבר המסמך בקלות לקובץ המקור שלו. כל ארגון יוצר פרוטוקול משלו עבור קבצי DLN, אך המספרים מעוצבים במדויק. לדוגמה, שתי הספרות הראשונות עשויות להצביע על מקור המסמך, שתי הספרות הבאות סוג המסמך ומסמכים אחרים עשויים להצביע על תאריך יצירה, קודי קטגוריה ותכונות קריטיות אחרות עבור המסמך.
DLNs ופטורים ממס
ה- IRS משתמש ב- DLN כדי לעקוב אחר מכתבי הקביעה שלו ומסמכים אחרים הנוגעים לפעולות הפטור ממס. מסמך מס טיפוסי מכיל מספר מזהים מפורטים, כגון מספר זיהוי מעסיק עבור מספר עסק או מספר תעודת זהות לאדם, יחד עם שם ומידע כתובת ומנהל מקרה ה- IRS. הוא מכיל גם מספר 14 מאתר מסמכים.
פורמט
מסמכי ה- DLN המשמשים את ה- IRS עבור החזרי מס ומסמכי פטור ממס מכילים 14 ספרות המחולקות לשבעה שדות. לכל שדה יש משמעות מסוימת כי הוא שימושי בתוך מערכת ניהול מס הכנסה. לדוגמה, השדה הראשון הוא שתי ספרות ומייצג את מרכז עיבוד ה- IRS המטפל בבקשת הפטור. תחומים אחרים כוללים קודים עבור סיווג המס, קוד תאריך, בלוק ומספר סידורי כדי לזהות את הפרטים של אופן הטיפול במסמך והעתקתו.
דוגמאות
ארגונים ללא כוונת רווח מפרסמים לפעמים מסמכי קביעת מס הכנסה (IRS) המפרטים את הסטטוס הפטור ממס של הקבוצה. המכתב מכיל קבצי DLN. מס הכנסה הופך לציבור מדריכים פרוצדורליים שלה לשימוש DLNs לניהול מסמכים. לדוגמה, המדריך על "ארגונים פטורים עיבוד אוטומטי נהלים" מורה למשתמשים לשאול את המערכת על ידי DLN, מספר זיהוי המעסיק או מספר מזהים אחרים.
