את "המשרד ללא נייר" לא יכול להיות 100 אחוז הבינו. למרות השימוש במחשב כבד, כמעט כל העסקים עדיין דורשים כמה מסמכים נייר. זה מציג אתגר כאשר עסקים תלויי מחשב צריכים ממשק עם נתונים מתוך טפסים מבוססי נייר. "המרה" של נתונים פיזיים למערכות וירטואליות ניתן להשיג באמצעות הזנת נתונים ידנית, הדמיה מסמך הכרה אופטי.
פריטים שתצטרך
-
מסמכי נייר
-
תקציב ציוד וכוח אדם
הגדר את המטרות העסקיות שלך ואת הצרכים. לקבוע אם אתה לוכד תשלומים של לקוחות, עיבוד יישומים או בארכיון מסמכים פנימיים. להבין אם אתה צריך לשמור את התמונות בפועל של מסמכים לאחסון אלקטרוניים, או שאתה פשוט צריך ללכוד את הנתונים מבוססי נייר למסד נתונים במחשב. ביצוע קביעות אלה יסייעו לך להחליט מה מערכת עיבוד הנתונים עומד בכושר הטוב ביותר שלך.
מחקר פתרונות תוכנה ארגוניים. בקש הפניות תוכנה וספקים מחברות שעושות נתונים דומים ללכוד למה אתה מתכוון לעשות. שאל אם אתה יכול לבקר באתרי עבודה עושה את סוג של נייר אלקטרוני המרה אתה מתכוון לעשות. הדרך הטובה ביותר לבחור מערכת היא לראות את זה בפעולה. אם אתה רק לוכד כמות קטנה של נתונים מטפסים, תוכל לצאת עם אדם אחד הקלדת נתונים לגיליון אלקטרוני של Excel. אבל בעסקים המודרניים, זה כנראה לא המקרה. סביר להניח שאתה צריך למצוא מערכת תוכנה, ואולי אפילו חומרה חדשה, אם לכידת מסמך / תמונה היא חלק מהתוכנית שלך.
השווה את פתרונות התוכנה שחקרת, ובחר אחד. צור קשר עם הספק או עם מפיץ התוכנה כדי להתחיל בתהליך הרכישה של המערכת ולהתקנתה. הצעד הראשון, הידוע בדרך כלל בשם "גילוי", הוא כאשר הספק נוסע לאתר שלך כדי לקבוע את הצרכים המדויקים שלך ואת הפתרון הטוב ביותר עבורם.
המשך לעבוד עם הספק במהלך הגילוי ובמהלך ההתקנה. שאל הרבה שאלות, ולקחת בעלות על הפרויקט; לעודד את כל העובדים אשר יבצע תיעוד מסמכים ופעילויות הזנת נתונים לעשות את אותו הדבר.
בדוק את המערכת לחלוטין. אם יש באגים או פערים בפתרון, עדיף למצוא אותם בזמן הספק הוא באתר. זה יגרום לפתרון בעיות ופתרון הרבה יותר מהר.
טיפים
-
עבוד עם ספק בעל מוניטין, ונסה לבקש משוב מאחד הלקוחות הקודמים של הספק.
