בין אם הם ממוקמים בבתים פרטיים, בגני הילדים או במעונות יום, לילדים יש חובות משפטיות ואתיות כדי להגן על הפרטיות של החיובים שלהם. קיום מערכת לשמירה על סודיות המידע האישי, ההתנהגותי והבריאותי מסייע להרגיע את ההורים. אכיפת מערכת זו יכולה למנוע פגיעה באמון בצוות, דבר שעלול להוביל את ההורים למנוע מידע המשפיע על הטיפול בילד.
פרוטוקול מידע
משפחות מספקות שמות, כתובות, תאריכי לידה ומספרי טלפון כאשר הם רושמים את ילדיהם בטיפול בילדים. היישום עשוי לכלול גם מידע על בריאות ותעסוקה ומספרי ביטוח לאומי. כל מידע סודי כי הילד צריך לשמור על מתקני הילדים כדי להגן על הילדים וההורים כאחד. נסיבות משפחתיות, כגון בעיות כלכליות וגירושין תלויים ועומדים, אשר עשויים להתגלות בשיחה, מהווים גם מידע סודי שיש לחלוק בין העובדים על בסיס הצורך בלבד.
תקנות חלות
חוק ביטוח בריאות הציבור הפדראלי, או HIPAA, חל על ספקי טיפול בילדים. עם זאת, תקנות הסודיות של המדינה משתנות. לדוגמה, חוק מיין מעניק לילדים את הזכות לסודיות ומחייב מתקני טיפול לילדים לשמור על סודיות על כל ילד בטיפול שלהם או בעבר בטיפול שלהם. מדינת וושינגטון דורשת מתקנים לשמור תיעוד סודי אבל לא להסדיר את הגילוי שלהם, בעוד דרישות הרישוי קליפורניה לעשות. כל המדינות קובעות את ספקי הילדים ככתבים חובה לחשד להתעללות או הזנחה, על פי מחלקת הבריאות והבריאות של ארה"ב.
מדיניות כתובה
תקני הביצוע הלאומי לבריאות ובטיחות לשנת 2011 ממליצים על פעולות הטיפול בילדים במדיניות סודיות בכתב. חוק המדינה עשוי אפילו לדרוש טיפול בילדים מתקני לספר להורים על מדיניות הסודיות שלהם. מדיניות אופיינית, הניתנת להורים בספר הדרכה מבורך, מסבירה אילו סוגים של מידע המתקן שומר בקובץ מאובטח ומבטיחה שמידע סודי משותף רק ברשותם. מדיניות סודיות לעובדים גם צריך להיבדק וסקרו במהלך האוריינטציה לשכור חדש הערכות ביצועים שנתיים.
הכן את המתקן שלך
שמירת קובץ עבור כל ילד ואחסון קבצים על כל הילדים תחת טיפול במתקן באזור נפרד מחדרי הפעילות מגביל את הגישה למידע סודי. קבצים ניתן לנעול כאמצעי זהירות נוסף, אבל לפחות אחד חבר הצוות הנוכחי צריך להיות מפתח בכל עת במקרה חירום או בדיקה. המתקנים יכולים להגן על מידע סודי שנמצא ביומני תרופות ורשומות אלרגיה על ידי הגדרת מקום בטוח עבורם זה מחוץ לטווח ראייה של הורים ומבקרים. על המתקן לוודא שקבצי הרישוי והבקרה שלו אינם מכילים מידע אישי על עובדים או ילדים.
אמצעי זהירות נוספים
אתר של תוכנית לטיפול בילדים ודפי מדיה חברתיים לא ישתמש בסרטונים או בתמונות של ילד ללא אישור בכתב של הורה. על האתרים לא לחשוף מידע סודי על צוות, ילדים או משפחות. כל מי שמשמיע הערות בדיונים מקוונים החושפים מידע פרטי צריך להיות חסום והודעותיהם נמחקות. מתקנים גם צריך לנקוט באמצעי זהירות כדי למחוק נתונים אלקטרוניים שמרו על מחשבים ומסמכים נייר cross-shred המכילים מידע סודי בעת סילוק.
