בעת כתיבת מכתב עסקי, באמצעות קו "תשומת לב" יכול לעזור לכוון את התכתובת הנמען הנכון. שימוש בקו "תשומת לב" מתאים אם אתה שולח מכתב למחלקה שלמה, או אם יש לך את הכותרת אבל לא את שמו של האדם שצריך לקבל את המכתב. אם יש לך שם של אדם מסוים, אינך צריך להשתמש בקו "תשומת לב".
באמצעות "תשומת לב" שורה בתוך מכתב עסקי
התחל את מכתב העסק שלך על ידי הקלדת כתובת משלך. דלג על שורה והקלד את התאריך. לדלג על שורה אחרת.
הקלד את הכתובת הכללית של החברה שאליה אתה שולח את המכתב. זה ידוע בשם הכתובת הפנימית.
דלג על שורה והקלד את השורה "תשומת לב". אתה יכול להשתמש בכל אותיות גדולות או שילוב של כותרות באותיות קטנות. עדיף לכתוב "תשומת לב" ולא לקצר אותו כמו "ATTN" או "Attn". בצע את זה עם הכותרת של המחלקה שאתה רוצה ליצור קשר. אם אתה יוצר קשר עם אדם מסוים, אין צורך להשתמש בקו "תשומת לב". במקום זאת, השתמש בשם של אותו אדם בתור השורה הראשונה של הכתובת הפנימית. ישנן דעות שונות על השאלה אם להשתמש במעי הגס לאחר "תשומת לב", אבל בספרם, "יסודות התקשורת העסקית", כותבים מארי אלן גופי וריצ'רד אלמונטה אומרים כי המעי הגס הוא אופציונלי.
להלן שתי דוגמאות לאופן שבו עשוי להופיע שורת "תשומת לב":
תשומת לב מנהל משאבי אנוש
או
שימו לב: מנהל משאבי אנוש
לדלג על שורה ולהקליד את ההמלצה, ואחריה את גוף המכתב.
שימוש בקו "תשומת לב" בתווית או במעטפה
הקלד או כתוב את השורה "תשומת לב" תחילה. למרות שהוא שונה מהפורמט של הכתובת הפנימית של מכתב עסק, זהו הפורמט המועדף על ידי שירות הדואר של ארה"ב.
בצע את זה עם כתובת מלאה של החברה שאליה אתה מכוון את התכתובת. הקפד לכלול את מספרי הסוויטה או הרצפה, אם אתה מכיר אותם, כמו גם את כתובת הרחוב, העיר, המדינה והמיקוד.
בדוק את כתובת הדיוק לפני שליחת המכתב.
טיפים
-
כמה מעצבנים מאמינים כי קו "תשומת לב" במכתב עסקי הוא מעולם לא הכרחי. באופן כללי, להשתמש בו רק כאשר אתה מאמין התכתבות שלך עשוי להתקשות למצוא את הנמען המיועד.
