מנהלי החברה מטילים לעיתים קרובות את ניהול המזומנים כנוהג רחב היקף העשוי להפיג את התרבות התפעולית הכוללת של הארגון - המכסה כל פלח, פונקציה, יחידה עסקית, תהליך ומנגנון. עיקרי המדיניות לניהול מזומנים הם נהלים סביב חשבונות התשלומים, במיוחד אלו הנוגעים לתזרימי מזומנים משמעותיים ולהשקעות לטווח ארוך.
הגדרה
חברה משתמשת בחשבונות תשלומים כדי לשלוט בכסף שהיא גובה עבור הוצאות מגוונות כמו שכר, ליטיגציה, קנסות רגולטוריים, תחזוקת ציוד וציוד משרדי. כל חשבון העסק מסתמך על מנת לפקח על מה יוצא - ומה נכנס - תאגידים במרתף זכאי כחשבון יצוא. בהתחשב בחשיבות של חשבון זה, הרבה חשיבה אסטרטגית הולך לתוך ניסוח ואימוץ הליכים של תשלומים. בדרך זו, התרומות הישירות של מנהלי מחלקות ומנהלי תפעול מחזקים את סמכותו של מדריך המדיניות הארגונית ומשפרים את זרימת הנרטיב הבסיסית, אשר מהווים קריטריונים חשובים המסייעים לעובדים להבין בבירור כיצד להעביר כספים, מתי לעשות זאת, למי לבקש אישור ו כיצד לדווח על העברות.
ניטור פעילות עסקית
עבור עסק, מחושב היטב הליך התשלום מדריך נותן מפקדים קטע את מנופים הדרושים כדי לפקח על הפעילות העסקית, חשבון עבור כסף החברה במדויק ולמנוע misposropriation הנכס - במיוחד גניבת מזומנים. לדוגמה, גזבר החברה יכול לעבוד יחד עם אנשי מחלקת החשבונאות כדי להניח את היסודות לניהול מזומנים יעיל, הטמנה בכפופים את החשיבות של דברים כמו מעקב אחר מעקב, מעקב אחר חשבון תשלומים דיווח כספי תקופתי. הנוהג השני הוא חיוני כדי להבין כמה מזומנים הגיע מתוך חשבונות התשלומים במהלך תקופה מסוימת, כגון חודש או רבעון.
עלות הסיכון
בכלכלות המודרניות, מנהיגות של החברה עשויה שלא לאפשר מרחב פעולה רב בדרך שבה העובדים מנהלים חשבונות תשלומים, מחשש שגישה חסרת בסיס למינהל מזומנים עלולה לעלות את הכסף העסקי בהמשך הדרך. הסיבה לכך היא כי מנהלים בכירים חייבים לנהל את הכסף החברה בצורה חכמה כך משקיעים ומלווים יראו את הארגון כמו סיכון אשראי נמוך יותר. אחרת, נושים עשויים להעלות את עלות ההשאלה של החברה ולגבות ריבית גבוהה יותר - התפתחות שלילית עבור העסק, במיוחד אם הוא צריך כסף טרי כדי להתמודד עם טדיום תחרותי, להרחיב את המכירות ולעשות את כל הדברים שהחברה צריכה לעשות להישאר בעסקים מעל זמן.
כלים ומעורבות סגל
חשבונות לתשלום עובד צוות בד בבד עם גזרי חברות ומנהלים פיננסיים כדי לפקח על כמה מגיע מתוך חשבונות תשלומים להבין מדוע הארגון חייב לגייס את הכסף. כדי לבצע משימות ביעילות, אנשי מקצוע אלה משתמשים בכלים מגוונים כמו תוכנות לניהול מזומנים, תוכניות ניתוח פיננסי, תוכנות תכנון משאבים ארגוניים, וכן חשבונות חייבים וזכאים ליישומי ניהול.
