אם אתה רוכש מוצרים או שירותים מספק, סביר להניח שיש לך עניין בעסקאות החודשי שלך עם אותם עסקים. כנ"ל לגבי כל הלקוחות אשר קונים סחורות או שירותים ממך בתור בעל עסק. כדי לספק חשבונאות מפורטת של הלקוח או של הלקוח חודשי של פעילויות, עסקים רבים מציעים הצהרה של החשבון. אמנם כמה עסקים עדיין לשלוח אותם, הם יכולים גם להיות מסופק על ידי דוא"ל או פורטל אינטרנט. המסמך משמש כמחווה, ומסייע ללקוחות שלך לאזן את הספרים שלהם.
טיפים
-
דוח חשבון הוא מסמך המציג ללקוח חשבונאות של כל עסקה במחזור חיוב ספציפי.
מהו חשבון חשבון?
דוח חשבון מספק רשימה של עסקאות של לקוח עבור מסגרת זמן מסוימת. בדומה לדוח הבנק שאתה מקבל עבור העסקאות הפיננסיות שלך, דוח עסקי של פרטי החשבון תאריכי ההתחלה והסיום, יתרת ההתחלה, יתרת הסוף וכל החיובים והזיכויים שהתרחשו בין שני התאריכים.
בדרך כלל, עסקים שולחים רק דוח חשבון ללקוחות שיש להם חשבון וחתמו על ההסכמים המתאימים. בהתאם להעדפותיך האישיות, תוכל להחליט לשלוח דוחות חשבון רק לאלה שהיו להם פעילות בחודש נתון. זה מועיל במיוחד אם יש לך כמה לקוחות שלא לרכוש ממך בכל חודש. זה יחסוך לך את ההוצאות הנוספות של שליחת הצהרות עם יתרות אפס.
עיצוב חשבון חשבון
אם מעולם לא ציירתי דוח חשבון, ייתכן שאינך יודע כיצד לעצב אותו. החדשות הטובות הן כי יש הרבה תבניות זמינות כדי לעזור לך, כולל כמה ב- Microsoft Word. זה פשוט צריך את המילים "משפט החשבון" בראש ולכלול את שם הלקוח וכתובת תחת "אל" ואת השם שלך ואת הכתובת תחת "מ". לאחר מכן תוכל לפרט כל עסקה שהתרחשה במהלך החודש, כולל כל הרכישות והזיכויים ושמירה על איזון ריצה בעמודה הימנית הקיצונית כפי שאתה הולך. בתחתית, צריך להיות הסכום הכולל בשל המפורטים וכן הוראות כיצד לשלם.
אם הלקוח שלך מחויב באופן אוטומטי, הקפד להבהיר זאת בהצהרה. זהו משפט מידע בלבד. הלקוחות שלך עשויים להתמודד עם ערימה של חשבוניות והצהרות ואין לי זמן למיין את הרשומות שלהם כדי לקבוע אם הם שילמו עדיין או לא. אם עליך לצרף שטר לתחתית, כדי להימנע מהדפסת הצהרות נפרדות עבור אלה שמגיעים אוטומטית, הקפד לציין את הצעת החוק שתשלם את התשלום על מנת למנוע תשלומים כפולים.
מה זה בנק הצהרה מטרתו?
כאשר עסקים להנפיק הצהרות של חשבון, הם עושים זאת לעתים קרובות לנוחות ללקוחות למרות שזה עולה, במיוחד אם אתה שולח אותו באמצעות הדואר. יעילות העלות של סוג זה של אדיבות עשויה להיות מוטלת בספק, אלא אם כן אתה יכול לקשור אותו ישירות בחזרה להגדיל את הלקוחות שלך לשלם את החשבונות שלהם בזמן. אם הם מקבלים ללא הרף הודעה על העסקאות שלהם יחד עם הצעת חוק המקלה על תשלום, הם עשויים למעשה לשלם את התשלום במקום להגדיר אותו בצד עד שהם יכולים לבדוק את מה שהם רכשו בחודש הקודם.
על הלקוח סוף, מטרתו של חשבון החשבון היא להפוך את הנהלת חשבונות קל. סביר להניח שללקוחות שלך יש זרם של חשבוניות שיגיעו בכל חודש, כלומר, שלך הוא אחד מני רבים. את המידע שאתה מספק ניתן בקלות להשוות את הספרים שלהם. עם התקדמות השנה, הם יכולים לבחון נתונים היסטוריים הקשורים לעסק שהם עושים איתך ולהשתמש במידע כדי לקבוע תחזיות תקציב עתידיות.
דוגמאות של דוגמאות לחשבון
הדוגמה הטובה ביותר להצהרה של חשבון היא דוח הבנק שאתה מקבל בכל חודש. אתה תקבל את זה עבור כל החשבונות שלך, כולל חשבונות הבנקאות האישית שלך, כל חשבונות ההשקעה שבבעלותך, כרטיסי האשראי שלך ואת החשבונות העסקיים שלך. זה בדרך כלל יש להתחיל תאריך הסיום, מאזן ההתחלה, מאזן הסוף ואת יומן של כל העסקאות שקרו במהלך מסגרת זמן זו.
בדומה לדוחות החשבון של העסק שלך, הצהרת חשבון בנק יכולה לבוא בדואר אלקטרוני בצורת נייר או להצגה מקוונת. אם היא קשורה לכרטיס האשראי שלך, סביר שתראה חשבונית בתחתית חשבון החשבון, הכוללת את הסכום שתשלם ואת תאריך היעד. שלא כמו הצהרות החשבון, דוח הבנק שלך עשוי לבוא גם אם לא היו לך עסקאות עבור החודש.
מטרות של דוח בנק
מטרת דוח הבנק היא שקיפות. הלקוחות רוצים לראות את כל העסקאות שנרשמו בחשבונות שלהם לאורך כל השנה. לפני הבנקאות המקוונת, לקוחות מעקב אחר העסקאות שלהם במרשם המחאה ו ליישב את הסכום כאשר ההודעה החודשית הגיעה בדואר. אם הם שכחו להיכנס לעסקה, הם יראו את זה על ההצהרה ויהיה מסוגל לתקן במהירות את השגיאה. באופן דומה, עסקים גם לעקוב אחר העסקאות הפיננסיות שלהם בספרי מבוססי נייר פעמיים בדק את הסכומים עם ההצהרה החודשית.
הטכנולוגיה שינתה את כל זה. עכשיו עסקים ויחידים יכולים להיכנס מסביב לשעון ולראות את המידע העדכני ביותר על עסקאות. אין צורך לשמור על ריצה ריצה, אבל אם הם באמת רוצים להישאר מעודכנים, הם יכולים להגדיר את החשבונות שלהם כדי להודיע להם בכל פעם עסקה חדשה מגיע. עבור עסקים, חשבונאות ותוכנה הנהלת חשבונות מקל לשמור על סקירה מתמדת של כל ההוצאות העסקיות.
מה ההבדל בין חשבונית וחיוב?
מאז הדוחות חשבון יכול לכלול הצעת חוק בתחתית, זה יכול להיות מבולבל בקלות עם חשבונית או הצעת חוק. ייתכן שתראה כי הצעת החוק החודשי שלך בכבלים, למשל, יש מידע על ההאשמות השונות, כולל גם להחליק- off להחליק בתחתית לך לשלם תשלום אם אתה לא משלם אלקטרונית. זוהי הצעת חוק במקום הודעת חשבון, שכן היא אינה מפרטת כל עסקה שהתרחשה בחשבונך במהלך תקופת הדוח.
עם זאת, ההבדל בין חשבוניות חשבונות יכול להיות אפילו יותר מתוחכם. המונחים משמשים לעתים קרובות להחלפה, אבל ההבדל הוא בדרך שבה המקבל מתייחס אליהם.עסק לעתים קרובות מבקש חשבונית, שהוא מסמך עדות החבות של אדם אחד למשנהו. זה נדיר כי תראה אדם קורא הצעת חוק כבל שלו חשבונית, וכאשר הוא מגיע בדואר, זה בדרך כלל מסומן כהצעת חוק, ואילו חשבונית בדרך כלל מגיע עם כותרת קריאה "חשבונית".
הבדל נוסף בין השניים הוא שניתן לראות בחשבונית צורה של אשראי. ללקוח יש תקופת זמן מסויימת לשלם לאחר מילוי בקשת המוצר או השירות. הצעת חוק, לעומת זאת, היא בשל המועד הקפדני ביותר. אם אתה מקבל חשבון לאחר ארוחת הערב במסעדה, המועד האחרון הוא מיידי. עם זאת, הצעת החוק המים שלך יכול להיות מכנה את החשבונית מאז אתה יכול לקבל עד כמה שבועות כדי לשלם את זה, כלומר חברת השירות היא מרחיבה לך אשראי כמו לקוח חוזרים. זה המקום שבו ההבדל בין השניים יכול להיות עכור.
כמה זמן מחזור חודשי הצהרה?
דוחות החשבון עוקבים אחר מחזור החיובים, אשר תלוי בהעדפות העסק המנפיק אותם. מחזור החיובים מוגדר כתקופת הזמן שבין תאריך דוח אחד למשנהו. יש התחלה ברורה וסיום כל מחזור החיוב, עם מחזור חדש בועט ב בהקדם הקודם הוא הושלם. אם ההצהרות נשלחות ללקוחות, הם בדרך כלל לא יהיו בידיים שלהם ביום מחזור מסתיים, אבל תאריכי ההתחלה וסיום מחזור מודפסים על זה בדרך כלל.
מחזורי חשבונאות נוטים לעקוב אחר הסטנדרטים בתעשייה, ולכן זה עשוי לעזור לחפש מסביב. מחזורי החיוב שלך יכולים לנוע בין 20 ל -45 ימים, אך ייתכן שיהיה קל יותר להגדיר את מחזור החשבון שלך בטווח של 30 יום. תוכל גם לבחור לעקוב אחר מחזור חיוב חודשי בשליחת דוחות החשבון שלך, ופירוש הדבר שהם יתחילו ביום הראשון של החודש או ביום האחרון של החודש.
טיפול תשלומים מאוחרים
למרבה הצער, יהיו מדי פעם לפחות לקוח אחד אשר פועל באיחור על ביצוע תשלומים. אתה יכול לשלוח הודעות מאוחר או אפילו להרים את הטלפון ואת השיחה, אבל לעתים קרובות במקרה זה, הצהרה של החשבון עשוי לבוא לידי ביטוי. ייתכן שהלקוח שלך ירצה לראות בדיוק את ההאשמות. אתה יכול גם למצוא אותך מועבר למחלקה אחרת, שבו אנשי מקצוע אלה רוצים סיכום של פריטים שטרם שולמו.
אם החשבון עדיין לא שולם על פני תקופה ארוכה של זמן, זה יהיה צורך להפוך את הצעת החוק על גבי אוספים. ניתן להשתמש בהצהרה של החשבון כדי לפרט בדיוק את מה שחייב כאשר הוא מועבר לשירות צד שלישי שינסה לאסוף. אתה גם צריך להתמודד על הריבית עבור תשלומים איחור, כפי שצוין בחשבונית שלך או החוזה הראשוני שחתמת עם הלקוח. אם אי פעם צריך לקחת מישהו לבית המשפט, הצהרה מפורטת של כל העסקאות יהיה חיוני.
דוחות חשבון אלקטרוניים
הלקוחות מסתמכים יותר ויותר על תקשורת אלקטרונית לכל דבר, כולל חשבונות ודוחות בנק. אתה יכול לשלוח את הודעת החשבון שלך לכל לקוח על תאריך היעד, רוב הסיכויים שהם יהיו מרוצים עם זה. עם זאת, כמה עסקים מצאו את זה יעיל יותר להקים פורטל מקוון. כל הלקוחות הרגילים יקבלו הזדמנות להגדיר שם משתמש וסיסמה. הם יכולים להיכנס לעתים קרובות ככל שהם רוצים לגשת למידע החשבון המעודכן, לבקש מוצרים או שירותים, לקבל עזרה עם בעיה ועוד.
ההיבט השלילי הגדול ביותר לגישה הפורטלית הוא שזה דורש מאמץ נוסף על קצה הלקוח כדי להגדיר פרופיל ולזכור להיכנס. אם אתה מסדר דברים בדרך זו, זה עשוי לעזור כדי להבטיח ללקוחות יהיו התראה בכל פעם פריט חדש פורסם. אם הדבר אינו אפשרי, גישה אלקטרונית מבוססת דואר אלקטרוני להצהרות החשבון עשויה לפעול טוב יותר.
הצהרות של אבטחת החשבון
הבנקים מבינים שגניבת זהות היא דאגה אמיתית לחבריהם, והם נוקטים אמצעים לשמירה על ביטחון המידע ככל האפשר. עבור עסקים, אותה אדיבות צריכה לחול על כל הצהרות החשבון שאתה שולח ללקוחות שלך. שקול את דעתו של פושע ולוודא כי אם הצעת החוק עושה בסופו של דבר בידיים הלא נכונות, המידע כלל אינו מספיק כדי לבצע גניבת זהות.
זה חל גם על כל ההצהרות האלקטרוניות לך בעיה. אם אתה שולח ללקוחות דוא"ל כדי להודיע להם את ההצהרות שלהם עכשיו, לדמיין צד שלישי מקבל גישה לדוא"ל זה. האם יש מספיק מידע עבור מקרה של הונאת זהות? אם עליך לשלוח שוב את סיסמת הלקוח, אל תשלח את הסיסמה בטופס הדוא"ל. במקום זאת, שלח להם קישור שבו הם יכולים להשתמש כדי להגדיר סיסמה חדשה ולשקול לדרוש זיהוי מידע עבור כל מי צריך איפוס. אתה יכול לשאול שהם יודעים את שם בעל החשבון, כתובת הרחוב, שם הנעורים של האם או סוג אחר של אימות.
