מה המטרה של SOP?

הליך הפעלה סטנדרטי הוא מסמך כתוב המפרט פעולות ספציפיות שיש לנקוט כדי להשלים משימה או תהליך חוזרים. SOPs לא עוקבים אחר קווי מתאר או תבנית, שכן הם משתנים בהתאם לארגון ולשימוש. לדוגמה, SOP עבור פעולות הייצור במפעל הייצור ישתנו מאוד מאחד שהוקם להכשרת צוות המכירות בסביבה קמעונאית.

מטרות

עסקים יכולים לבצע SOPs כדי להפחית את הפסולת ולהגדיל את הרווחים. מלכ"ר רשאי להשתמש ב- SOP כדי לשרת את הקהילה טוב יותר. חברות מסוימות משתמשות ב - SOPs כדי להבטיח עמידה בתקנות ממשלתיות או לשיפור הבטיחות במקום העבודה. למרות שהסיבות לבקשת שיפור עשויות להיות שונות במקצת, ללא תלות בסביבה שבה נעשה שימוש ב - SOP, המטרה העיקרית היא לשפר את היעילות באיזושהי יכולת.

דוד Grusenmeyer, חבר בכיר בכיר באוניברסיטת קורנל, קורא וריאציות במערכת ההפעלה "האויב" של איכות ויעילות. לפיכך, נוהל הפעלה סטנדרטי יכול לשמש כדי לייעל את הפעולות על ידי הגדרת קבוצה בלתי משתנה של צעדים כדי להשיג מטרה מסוימת.

מדוע להשתמש ב- SOP?

ארגונים של צבא ארה"ב למלכ"רים לתאגידים גדולים משתמשים ב- SOPs כדי:

• שפר את היעילות.
• הגדל את האיכות.
• ודא בטיחות.

ניתן להגדיר פרוטוקולי SOP ספציפיים עבור קווי ייצור, ניקיון במקום העבודה, הכשרת עובדים, תהליך השכר ותפקוד ביצועי העובדים, בין משימות אחרות.

עבודה הכנה ליצירת תקלות

כדי ליצור SOP מותאם אישית, Grusenmeyer מציע מספר שלבים:

1. חפש אזורים בעסק שלך שבו נהלים סטנדרטיים ההפעלה יהיה מועיל.

2. מן הממצאים שלך, לאתר אחד או שני תחומים שבהם ההצלחה היא הסיכוי הטוב ביותר ואת הרווחים יהיו מושפעים ביותר.

3. עבור אזורי המיקוד שלך, לעבור על הצעדים הדרושים כדי לבצע כל פעולה ולדרג אותם לפי חשיבות.

4. לבסוף, לאסוף צוות של מנהלים ועובדים עם הידע הרב ביותר על התהליך ולתאם עם הקבוצה כדי ליצור את SOPs.

כתיבת SOP

תן שם ל- SOP ותאר אילו משימות נכללות. בתיאור, ספק פרטים על:

• מי יעשה את העבודה.
• אילו חומרים וציוד נדרשים.
• מה התוצאה הסופית צריכה להיות.

תן פרטים ספציפיים שלב אחר שלב כיצד לבצע את המשימה, עד לנקודה שבה עובד ללא פיקוח יכול לבצע את המשימה כראוי על ידי ביצוע המדריך. לחנך את כל העובדים אשר יעבדו במידת מה על המשימה על הפרטים של SOP, וכן לפקח ולהעריך את SOP באופן עקבי.

טיפים

• אם הארגון או העסק שלך היו הולכים לבצע פעולה או הליך פעם אחת, כגון עבור פרויקט מיוחד, SOP יהיה לא רלוונטי. עם זאת, כאשר נהלים חוזרים הם חלק מעשיית עסקים, יצירת SOP היא ניהול עסקי תקין.