ארגונים ועסקים מכל הגדלים יכולים להפיק תועלת ממערכת יומן טלפונים כדי לעקוב אחר שיחות טלפון חיוניות ומידע ליצירת קשר. לדוגמה, אנשי מקצוע כגון עורכי דין ורואי חשבון מסתמכים על יומני הטלפון כדי לשמור רשומות של לקוחות כדי להקליט את כמות הזמן לחיוב בילה לשרת כל אחד.
בסיסי יומן שיטות טלפון
השתמש ביומני הטלפון כדי לעקוב אחר שיחות טלפון נכנסות ויוצאות. הקלט נתונים על לקוחות, כגון מספרי טלפון עסקיים ותא, דוא"ל ומידע באתר. עבור יומני טלפון מסורתיים, שמור את הנתונים מאובטחים על ידי הצבתו במקום בטוח מחוץ להישג י הציבור כאשר אינך בשימוש. במערכת אלקטרונית, שמור על אבטחת ההודעות על ידי הגבלת החשיפה לנתונים והתקנת סיסמה. אם במשרד יש פקידת קבלה, לשלב את יומן הטלפון עם אותה כך שיחות מוחזרים בזמן וביעילות. תן לה גישה לתיבות הדואר הנכנס של המשתמשים כדי שיוכלו לבדוק בקלות הודעות.
יכולות מתקדמות
סדר עבור גישה מרחוק והעברה של יומן הטלפון מהטלפון הסלולרי או מהמחשב. שלב העברת הודעות טקסט ודוא"ל למערכת יומן הטלפונים לגמישות רבה יותר. ארגן הודעות טלפון לתיקיות אישיות לגישה קלה. הגדר תיקיות ציבוריות אם ברצונך לשתף את הנתונים עם שאר המשרד. הגדר הודעות כך שתקבל הודעות מיד עם הגעתן. מקום שיחות לא דחוף בתיקייה לניהול הזמן הטוב ביותר. להקים מערכת כדי להחזיר את כל שיחות הטלפון בתוך פרק זמן סביר, ולהגדיר תזכורות ולכן לא שיחה חשובה נשכח. עבור מערכת גיבוי יעילה, לארגן קבוצות הפצה לקבל הודעות.
יומני טלפון מסורתית
השתמש מערכת יומן הטלפון המסורתית על ידי כתיבת מידע על לוח שנועד לעקוב אחר המתקשרים המידע שלהם. כמה כריות יומן טלפון לבוא עם פחמן באופן אוטומטי כדי ליצור עותק כפולים לאחסון. לפני העידן האלקטרוני, מנהלים, עובדי משרד ויחידים עקבו אחר שיחות טלפון על ידי רישום שמות, מספרים ומידע נוסף על חלקים בודדים של נייר או כריות המיועדים למטרה זו.
MyWorkTools
שקול להשתמש ב- MyWorkTools, המציע מסמך תבנית Word ביומן הטלפון עבור שיחות נכנסות ויוצאות. הכלי יכול לשמש כמערכת לניהול זמן ופרודוקטיביות העוקבת אחר התאריך והשעה של כל שיחת טלפון, מספר החיוג ואורך השיחה, כמו גם את מטרת השיחה. הכלי יכול לחסוך זמן כפי שהוא מבטל את הצורך להשקיע בממוצע של שעתיים או יותר כדי ליצור יומן טלפון דומה באופן ידני.
מערכת אלקטרונית
הורד את גרסת הניסיון ללא תשלום של מערכת PhonePad, המשתמשת ביישום Windows לאחסון כל פרטי שיחת הטלפון בתיבת דואר נכנס אחת. סמלים וצבעים צבעוניים מספקים זיהוי סטטוס מיידי, והמסרים מסודרים כדי לציין אם הם חדשים, קוראים או זקוקים למעקב. ה- PhonePad נראה כמו פתקי הודעות נייר עבור ממשק משתמש אינטואיטיבי. ההודעות נתמכות על ידי עיצוב טקסט בגופנים, צבעים, סגנונות וגדלים שונים. ניתן לפתוח הודעות מרובות בו זמנית, וגם הודעות טקסט נתמכות. פנקס הכתובות המובנה מאחסן נתוני מתקשר קודמים.
מחשב כף יד או טלפון נייד יומנים
השתמש ביומן טלפון המיועד למחשב כף יד או טלפון סלולרי, כגון PhoneLog 2.0, עבור מכשיר הטלפון הנייד PalmPilot. PhoneLog עוקב אחר כל הודעות הטלפון שהתקבלו והשאר עבור אחרים. בנוסף, רשימה ניתן ליצור בקלות כי ניתן לגשת במהירות לשיחות חוזר. PhoneLog מספק שיא שלם של שיחות. המערכת ניתנת להתאמה אישית וניתן לשלב אותה בקלות.
