עסקים מסתמכים על כלים ומתודולוגיות שונים להכנת דוחות כספיים מדויקים בסוף תקופה מסוימת, כגון רבעון או שנת כספים. כלים אלה, לרבות גליונות עבודה של נתונים חשבונאיים, מחשבי מיינפריים ותוכנות ניתוח פיננסי, מסייעים למנהיגות מובילה להניח את הבסיס לדיווח כספי מדויק ושומר חוק.
דוחות כספיים
הדוחות הכספיים קובעים את הביצועים התפעוליים של החברה, מעמידים אותה בהקשר המבוסס על מצב המשק, מהלכי היריבים והסביבה הרגולטורית. סט שלם של סיכומי נתונים חשבונאיים כולל דוח על המצב הכספי, דוח רווח והפסד, דוח על ההון העצמי ודוח על תזרימי מזומנים. דוח על המצב הכספי מכונה גם מאזן או דוח על המצב הכספי. הכנת דוחות חשבונאיים היא מאמץ קולקטיבי הדורש את החוש הכספי והתובנות העסקיות של אנשי צוות שונים - החל מרואי חשבון ומנהלים פיננסיים ועד בקרי עלויות, מפקחי תקציב ומומחי קשרי משקיעים.
דיוק
הכנת דוחות חשבונאיים באמצעות גליונות עבודה מסייעת לפתור את החשש הרב-שנתי של מנהלים פיננסיים: נתונים שגויים. אם המנהיגות של החברה מקבלת החלטות על סמך מידע שגוי, העסק עלול להפסיד כסף אם החלטות כאלה יקשרו את ידי הארגון לטווח הארוך או יכללו כמויות ניכרות של מזומנים. כדי למנוע דיווח כספי שגוי, ארגונים יכולים ליצור תבניות חשבונאות ולטפל מראש בגליונות עבודה אלה בפריטים ספציפיים. לאחר מכן, רואי חשבון פשוט צריך לחבר מספרים עבור כל תקופה. לדוגמה, חברה יכולה ליצור גיליון עבודה מאזני, לאכלס מראש את הטופס בפריטים כמו נכסי שורט, נכסים לטווח ארוך, התחייבויות לזמן קצר, התחייבויות לזמן ארוך והון עצמי.
השלמות
שימוש בגליון עבודה להכנת דוחות כספיים מבטיח שלמות הנתונים. המטרה היא למנוע דיווח לא נכון או דיווח שאינו משמעותי הנתונים המשקיעים עשויים להסתמך על קבלת החלטות. חברה יכולה ליצור תבנית עם כל החשבונות הכספיים שבהם היא משתמשת כדי להקליט פעילויות תפעוליות. העסק יכול לעיין בדוחות קודמים כדי לקבוע מה עבד בעבר, אילו אמצעי דיווח עזר הארגון לפרסם נתונים ביצועים מלאים וכיצד לשכפל את אותם נהלים בתקופת הדיווח הנוכחית. תרשים חשבונות פיננסיים מציין נכסים, פריטי הון, הכנסות, הוצאות וחובות.
תאימות לתקנות
גיליונות אלקטרוניים של דוחות כספיים מאפשרים לארגונים להכין ולדווח על תקצירים של נתוני הפעלה המתאימים להנחיות ספציפיות. אלה כוללים עקרונות חשבונאיים מקובלים, דרישות של רשות ניירות ערך של ארה"ב ושל תקני דיווח כספי בינלאומיים. חברה יכולה להטביע בגליונות העבודה את הנקודות המהותיות של חקיקה חשבונאית שוטפת, הפועלת יחד עם מתכנתים של מחשבים כדי ליצור מנגנון שישלב באופן אוטומטי את ההתפתחויות הרגולטוריות בגליונות האלקטרוניים.
