טכנולוגיית המידע (IT) יצרה יתרונות משמעותיים במחלקות החשבונאות. רשתות IT ומערכות מחשב קיצרו את משך הזמן הנדרש על ידי רואי חשבון להכין ולהציג מידע פיננסי לניהול ולבעלי עניין. לא רק IT קיצרה את הזמן להוביל נדרש להציג מידע פיננסי, אבל זה גם שיפרה את היעילות ואת הדיוק של המידע.
מערכות מחשוב ממוחשבות
ההשפעה הגדולה ביותר של IT על חשבונאות היא היכולת של חברות לפתח ולהשתמש במערכות ממוחשבות כדי לעקוב אחר עסקאות פיננסיות. מדפי נייר, גיליונות ידניים ודוחות כספיים בכתב יד, כולם תורגמו למערכות מחשב אשר יכולות להציג במהירות עסקאות בודדות בדוחות כספיים.
רוב המערכות החשבונאיות הפופולריות יכול להיות מותאם גם תעשיות ספציפיות או חברות. זה מאפשר לחברות ליצור דוחות בודדים במהירות ובקלות לקבלת החלטות ניהוליות. בנוסף, ניתן לבצע שינויים קל יחסית לשקף כל שינוי כלכלי בפעילות העסקית.
פונקציונליות מוגברת
מערכות ממוחשבות חשבונאית שיפרו גם את הפונקציונליות של מחלקות חשבונאות על ידי הגדלת העיתוי של מידע חשבונאי. על ידי שיפור העיתוי של מידע פיננסי, רואי חשבון יכולים להכין דוחות ניתוח פעולות שנותנים ניהול תמונה מדויקת של הפעילות השוטפת. מספר הדוחות הכספיים שופץ גם במערכות ממוחשבות; תזרים מזומנים, רווח והפסד מחלקתיים ודוחות נתח שוק נגישים כיום במערכות ממוחשבות.
דיוק משופר
לרוב מערכות החשבונאות הממוחשבות יש אמצעי בדיקה ואיזון פנימיים על מנת לוודא שכל העסקאות והחשבונות מאוזנים כראוי לפני הכנת הדוחות הכספיים. מערכות ממוחשבות גם לא יאפשרו ערכי יומן להיות מחוץ לאיזון בעת פרסום, להבטיח כי עסקאות בודדות נרשמות כראוי.
הדיוק משופר גם על ידי הגבלת מספר רואי חשבון שיש להם גישה למידע פיננסי. פחות גישה על ידי רואי חשבון מבטיחה שהמידע הכספי מותאם רק על ידי מפקחים מוסמכים.
עיבוד מהיר יותר
מערכות חשבונאיות ממוחשבות מאפשרות לרואי חשבון לעבד כמויות גדולות של מידע כספי ולעבד אותו במהירות באמצעות המערכת החשבונאית. זמני עיבוד מהירים יותר עבור עסקאות בודדות הפחיתו גם את משך הזמן הדרוש כדי לסגור את כל תקופת החשבונאות. חודש או סוף השנה תקופות הסגירה יכול להיות בעיקר מיסוי במחלקות הנהלת חשבונות, וכתוצאה מכך שעות ארוכות יותר והוצאות עבודה גבוהות יותר. קיצור תקופה זו עזרי חברות חברות בקרת עלות, אשר מגביר את יעילות החברה הכוללת.
דיווחים חיצוניים טובים יותר
הדוחות שהונפקו למשקיעים חיצוניים ולבעלי עניין שופרו על ידי מערכות חשבונאיות ממוחשבות. דיווח משופר מאפשר למשקיעים לקבוע אם חברה היא השקעה טובה עבור הזדמנויות צמיחה יש פוטנציאל להיות חברה בעלת ערך גבוה. חברות יכולות לנצל את המשקיעים הללו למימון הון עצמי, שבו הם משתמשים להרחבת הפעילות העסקית.
