מידע סודי הוא כל פיסת נתונים שאתה רוצה לשמור פרטית לחלוטין, בין אם מסיבות עסקיות או אישיות. אם אתה שולח מידע סודי לצד אחר, זוהי פעולה מסוכנת. אתה צריך לאבטח את ההודעה הסודית בדיוק כפי שאתה מגן על כל דבר שאתה מאמין יש ערך גבוה.
תרחישים נפוצים
עסקים בדרך כלל לשלוח מידע סודי לשותפים עסקיים אחרים או עמיתים לגבי פרויקטים סודי ביותר. דוגמה אחת היא אם חברה אחת שוקלת מיזוג עם אחר, צריך לתקשר את התוכנית המוצעת ולא רוצה המתחרים יודעים עדיין. תרחיש נפוץ נוסף שבו צד אחד יש להעביר מידע סודי הוא אם סופר הסרט רוצה לשלוח תסריט לא פורסם למנהל. מעסיק יכול לשלוח הצעת עבודה סודית למועמד, או שהמועמד יכול לבקש לשמור על בקשתו פרטית. בכל שלושת המקרים, זה נבון לחבר מכתב כיסוי סודיות כמבוא למידע המצורף.
למה מכתב כיסוי?
כאשר אתה שולח מידע סודי, בין אם באמצעות דואר אלקטרוני או בדואר, אתה עלול להסתכן בכך שיירט על ידי צד שלישי בלתי מורשה. אבל גם אם המידע מגיע לנמען שלו בבטחה, אתה עדיין מסכן את רשלנותו של הנמען המיועד בכל הנוגע לניהול המידע ושמירה על פרטיותו. אתה יכול למזער את הסיכון על ידי כתיבת מכתב כיסוי המחזק את הרצון שלך עבור סודיות מוחלטת.
מה לכלול
אחד הפריטים הראשונים לכלול על מכתב כיסוי הוא התווית "חסוי" או "אישי וסודי" מודפס באותיות מודגשות, מהוון על פני החלק העליון או ישירות מעל הגוף של המכתב. הזכירו את המקבל באופן כללי במה מדובר בתקשורת, כגון "הדיון שהיה לנו לאחרונה בנוגע לפרויקט X." להביע בבירור שכל התוכן של מה שהנמען עומד לקרוא, ייעשה בסודיות מוחלטת - ללא צד אמור להציג אותו, אלא אם כן נקראים במפורש נמענים.
שיקולים אחרים
לפני שאתם שולחים מסמך סודי לצד אחר בנסיבות מסוימות, זה חכם כדי לקבל את האדם לסקור לחתום על הסכם nonndisclosure (NDA) - במיוחד אם זה נתונים סודיים ביותר. NDA מגדיר מה נכלל כאשר אתה מתייחס למידע סודי, את החובות של הנמען וכל ציר זמן ספציפי לשמירת המידע הפרטי. לאשר מחדש את תנאי המפתח של ההסכם שלך במכתב הכיסוי שלך. אתה צריך גם לכלול עותק של NDA חתום ישירות מאחורי המכתב לכסות גם כן.
