הופעות ראשונות לספור, אז כדאי לך לעשות טוב, במיוחד כאשר מבקש פגישה עסקית. בין אם אתה מתכוון לכתוב שותף עסקי פוטנציאלי, פקיד ממשלתי או לקוח, בחירת המילים שלך יכול לעשות את כל ההבדל. מכתב בקשה בכתב גרוע מינוי יכול להשפיע על התמונה שלך - ואת המותג שלך. בנוסף, זה יכול להרוס את הסיכויים שלך לקבל תשובה חיובית.
השתמש בשורת נושא מתאימה
בעת שליחת מכתב בקשה לפגישה, ודא ששורת הנושא מדגישה את כוונתך לפגוש את הנמען. תשמור את זה קצר ופשוט. הנה כמה דוגמאות:
- בקשת פגישה
- בקשה לפגישת פגישה
- מכתב בקשה לפגישה
- בקשה להיפגש (ביום בשבוע)
- תזמון פגישה
בהתאם להעדפותיך, תוכל להציב את שורת הנושא מעל או מתחת לכתובת הנמען. אם ברצונך ליצור קשר עם הנמען באופן מקוון, תוכל להשתמש באותו שורת נושא עבור הדוא"ל והאות שלך.
הצג את עצמך
התחל את המכתב על ידי הצגת עצמך. במקרה שפגשת את הנמען בשלב מסוים, הקפד להזכיר זאת. ספק תיאור קצר של הארגון שלך או את שליחותו במידת הצורך. לדוגמה, אתה יכול להגיד משהו כמו:
נציג יקר (שם משפחה)
שמי הוא (שמך) ואני יוצר איתך קשר בשם (שם החברה). יש לנו עניין משותף … ואני רוצה לדון יותר.
אם יש לך הפניה, תוכל להתחיל ב: (שם הפניה) ציינו כי אתה מעוניין לדעת יותר על המוצרים והשירותים שלנו. אני רוצה להזמין אותך לדון יותר במשרד שלנו ב (תאריך ושעה).
ציין את מטרת הפגישה
תן לנמען לדעת למה לצפות מהפגישה, כולל כמה זמן ייקח. לספק לוח זמנים גס לכסות את הנקודות העיקריות. לדוגמה, תוכל לומר:
תודה מראש על התחשבותך בבקשה. אני מעריך הזדמנות לפגוש אותך ולדון כיצד נוכל להצטרף כוחות על פרויקטים עתידיים.
הפגישה שלנו יכסה סקירה קצרה של הטכנולוגיה והמשאבים שלנו, כמו גם כמה דוגמאות של העבודה שלנו בתחום זה. אנו מעוניינים גם לדון בשיתוף פעולה פוטנציאלי שיהיה מועיל לשני הצדדים.
נסה להסביר מה אתה מחפש ולמה אתה מבקש את הפגישה הזאת מלכתחילה. הצע שתיים או שלוש תאריכים ושעות ולאחר מכן בקש מאנשי הנמען לאשר את זמינותם.
המכתב שלך יכול להגיד משהו כמו:
בבקשה, להציע תאריך ושעה, אשר לפי לוח הזמנים שלך.
האם אתה זמין בתאריך תאריך ושעה? אם לא, צור איתנו קשר בכתובת (מספר טלפון) או (כתובת דוא"ל) כדי לתזמן מועד לפגישה.
אנו נעקוב אחר זמן קצר כדי לאשר קבלת מכתב זה ולהגדיר יום ושעה כי הוא נוח לך.
השתמש פורמט תקין
מכתבים עסקיים יש פורמט מסוים. כתוב את שמך וכתובתך בפינה השמאלית העליונה של הדף. הקלד את פרטי הקשר של הנמען בפינה השמאלית של הדף או מתחת לכתובת שלך.
להשאיר שולי רחב להשתמש ריק ממותגים במידת האפשר. שמור את המכתב קצר עד לנקודה; באופן אידיאלי, הוא לא יעלה על דף אחד. השתמש ברכה רשמית, כגון "מר היקר (שמו של הנמען). "אם אינך יודע את השם המדויק של הנמען, תוכל להשתמש בו "אדוני היקר או גברתי." סיים את המכתב עם "בכבוד רב", "בכבוד רב" "שלך בכבוד" או סגירה רשמית אחרת, ואחרי שמך.
מכתב בקשה למינוי צריך להיות ברור ותמציתי. חותכים מילים חסרות תועלת ומידע מיותר. השתמש בגופן קל לקריאה כמו Times New Roman או Arial. זכור להגהה את המכתב לפני שליחתו.
