המונחים "מנהל חשבונות" ו "פקיד חשבונאי" משמשים לעתים קרובות להחלפה בעסקים. תפקידיו של מנהל חשבונות ופקיד חשבונאי יכולים להיות שונים מאוד מחברה לחברה. עם זאת, מנהל חשבונות מתייחס לעתים קרובות קבלן עצמאי שמחזיק את הספרים עבור מספר חברות, ואילו פקיד החשבונאי עובד רק עבור עסק אחד.
טרמינולוגיה
אין הגדרה אחת של "מנהל חשבונות" או "פקידה חשבונאית". שני המונחים מתייחסים לאדם בעל מיומנות פיננסית המתעד עסקאות עבור עסק ומכין דוחות כספיים המסכמים עסקאות אלו. בפועל, מנהל חשבונות הוא לעתים קרובות ספק חיצוני המספק שירותים במשרה חלקית לעסקים קטנים. פקיד חשבונות הוא לעתים קרובות משרה מלאה בתוך חברה גדולה יותר. פקידים חשבונאיים יכולים לעשות את כל העבודה בספר עבור חברה או להתמחות בתחום מסוים אחד.
חובות של מנהל חשבונות
מנהל חשבונות שעובד עבור עסק קטן לעתים קרובות מדווח ישירות לבעל העסק. לעתים קרובות הוא עושה הכל מן העסקה היומי דיווח נכון עד הכנת הדוחות הכספיים בסוף כל חודש. מנהל חשבונות עושה את החיוב עבור החברה ולעיתים קרובות תהליכים קבלות תשלום ונושאים חשבון החשבון. כדי לוודא שכל העסקאות המופיעות בדוח הבנק נרשמות, מנהל החשבונות ממלא את הערכים שבדוח הבנק לאלה הרשומים במערכת החשבונאית.
חובות של פקיד חשבונות
פקיד חשבונות עובד לעתים קרובות תחת פיקוחו של רואה חשבון מוביל ועובד ישירות עבור החברה בתפקיד עובד. הפקיד מתמקד בדיווח עסקאות יומיומי, כגון: חשבונאות עבור הוצאות, מזומנים זעירים ותקבולי מזומנים. פקיד חשבונאי גם עוקב חשבונות זכאים וחשבונות לקבל התראה רואה החשבון כאשר לשלם חשבונות ומתי להמשיך אוספים על הלקוחות. בעוד פקידה חשבונאי לעתים קרובות מייצרת מאזן הניסוי בסוף כל חודש, זה בדרך כלל רואה החשבון אשר מכין את הדוחות הכספיים כי יחולקו חיצונית.
תהליך סוף שנה של חשבונאות
בסוף שנת הכספים של החברה, ישנן מספר משימות חשבונאיות ספציפיות שאינן מתרחשות בזמנים אחרים של השנה. האחריות למשימות אלה עשויה ליפול על מנהל החשבונות / החשבונאי או על החשבונאי הראשי, בהתאם למבנה הארגוני של החברה. משימות סוף השנה כוללות יצירת עסקאות צבירה על חשבון הוצאות השייכות לשנה השוטפת, אך טרם חויבו. אם החברה מאוגדת יש לחשב ולרשום את התחייבויות מס הכנסה בספרים. כמו כן, התוצאות של כל מלאי מלאי שנתי יהיה להתאים את המלאי ואת עלות יתרות הסחורות שנמכרו. הדוחות הכספיים הסופיים יימסרו לבעלים ולמשקיעים של החברה ויחולקו למשתמשים חיצוניים, כגון בנקים ונושים אחרים.
