עסקים רבים שאינם מבוססי מזומנים לשאת חשבונות לקבל בספרים שלהם. אלו סכומים שהלקוחות חייבים לחברה והם מוכרים בדרך כלל כהכנסות בדוח רווח והפסד. תהליך זה יכול להיות מאתגר, ולעתים קרובות הוא קיבל כסף כי לא ניתן להחיל בקלות על חשבון הלקוח. נהלים בתחום זה מציינים טכניקות כדי להפוך את העבודה הזאת יעילה יותר ופחות זמן רב.
נוהל 1: הפקדות כספים
הפקדת כל המחאות במזומן שהתקבלו, גם אם הם לא יכולים להיות מזוהים עם לקוחות במערכת חשבונות חייבים. לעבד תשלומים בכרטיס אשראי באופן מיידי מדי. אתה יכול לרשום פתק ההפקדה לגבי לבדוק לא מזוהה כדי לתעד את המצב. עותקים של תלושים הפקדה הם בדרך כלל זמין באינטרנט, אבל לא את הפריטים ההפקדה. ליצור עותקים של הפריטים שאינם מזוהים מיד ולשלוח אותם לפי תאריך הקבלה.
נוהל מס '2: מחקר
להרים את הקובץ עם הפריטים העתיקים ולעבוד על אלה הראשונים. נסה למצוא שמות דומים במערכת; שם הלקוח יכול היה להיות באיות שגוי. תוכל לחפש את כל החשבוניות הפתוחות התואמות לסכום התשלום או לפרט מסוים נוסף על התשלום. כמה מחלקות הנהלת חשבונות יש קבצים על פריטים לא מזוהים אשר נפתרו, כך שאם אתה מקבל המחאה נוספת מאותו לקוח, אתה לא צריך לבזבז את הזמן שלך עם בעיות זיהוי.
נוהל 3: צור קשר עם מחלקת המכירות
צור קשר עם עובדי מחלקת המכירות ולברר על תשלומים שלא ניתן להתאים במערכת. מאז החייבים שמקורם במחלקת המכירות, אנשי המכירות עשויים לזכור את המכירה ולהיות מסוגלים לספק לך מידע שימושי.הכסף יכול להיות מקדמה על מכירה לא מוכר עדיין, ואם זה המקרה, מחלקת המכירות צריך ליצור את receivable במערכת. אם תגלה כי הכספים התקבלו עבור מכירה לא מחובר עם מחלקת המכירות, להודיע למחלקת מעורב מנהל החשבונאי.
נוהל 4: חשבון ספציפי
צור חשבון ספר ראשי כללי לשימוש בחשבונות בלתי מזוהים. חשבון זה נוצר לעתים קרובות כהתחייבות בעלת יתרת זכות. כאשר אתה מקבל תשלום לא ידוע, אתה מחייב מזומנים מזכה את חשבון חייבים מזוהים. ברגע שאתה מזהה איזה לקוח כדי להחיל את הכסף, אתה יכול להפוך את תנועת היומן ולהזין את הנתונים מודול receivable. לחילופין, ניתן להשתמש במזכר אשראי לצורך זיכוי יתרת החוב ולאפס את ההתחייבות.
נוהל 5: צור קשר עם הלקוח
אם לא ניתן למצוא לקוח בתוך מחלקת המכירות, השלב הבא הוא ליצור קשר עם הלקוח ולנסות לקבל פרטים על המכירות. לפעמים בעל עסק קטן יכול להשתמש בשם שלו למכירה אבל משלם עם המחאה עסקית, אשר לא ניתן להתאים עם כל חשבון. אם מספר הטלפון אינו מופיע בהמחאה, ייתכן שיהיה עליך להשתמש באינטרנט כדי למצוא מידע ליצירת קשר. הקפד לקבל את ההמחאה או עותק של ההמחאה לפניך בעת שיחה עם הלקוח כדי לאפשר לך לתת מידע רב ככל האפשר.
נוהל 6: קבלה חדשה
אם לאחר זמן סביר, עדיין אינך מצליח למצוא את הלקוח במערכת שלך, בקש מהבקר לקבל הרשאה ליצור לקוח חדש במערכת, הוסף הערה לגבי המצב והחל את ההמחאה על החשבון החדש. בהתאם לכמות ההמחאה, לא כדאי להשקיע יותר משעה בניסיון ליישם את הכספים בחשבון המתאים. אם יש לך יותר מדי פריטים אלה, להיפגש עם צוות מחלקת המכירות כדי לקבוע מה עומד מאחורי בעיה זו ולנסות לתקן את זה.
