כל עסק ואדם שעובד עם הציבור חייב לתקשר עם הציבור בשלב מסוים. אבל זה לא אידיאלי למפלגה לפצל את המשאבים שלה בין העסק העיקרי שלה ולהסביר כי העסק לעולם - זה המקום שבו יחסי ציבור סוכנויות נכנסים כל סוכנות יחסי ציבור שווה את המלח שלה ישתמש במגוון של שיטות כדי להפוך את הפנים ואת הקול יעיל עבור הלקוח שהוא מייצג.
מקבל על אותו דף כמו הלקוח
לפני סוכנות יחסי ציבור יכול להוציא את המסר מטעם הלקוח, הוא חייב לגלות מה המסר הזה. נציגי יחסי ציבור יושבים עם הלקוחות שלהם בתחילת מערכת יחסים כדי לברר כל מה שהם יכולים על הפעולות שלהם. עבור עסקים, מידע זה כולל הצהרת המשימה הכללית שלהם, מוצרים, שירותים וכיצד הם מביאים אותם לשוק. עבור אנשי ציבור, הכולל מידע על הפרויקטים המקצועיים של האדם, כמו גם פרטים אישיים החיים שיכול להשפיע על דעת הקהל. עבור כל הלקוחות, הסוכנות קובעת פרוטוקול להחלפת מידע כך שהוא לא יחמיץ הזדמנות להציג את ההתפתחויות החדשות לציבור.
כתיבה הודעות לעיתונות
המוצר הבסיסי שיוצא מסוכנויות יחסי ציבור הוא ההודעה לעיתונות, מידע על החברה הניתנת לסוכנויות הידיעות לפרסום. סוכנויות חדשות כמו יש הודעות לעיתונות, במיוחד על חדשות חדשות איטיות, כי זה אומר פחות עבודה כדי למלא את החלל בעיתון. ההצהרה היא כי ההודעה לעיתונות דורשים שינויים מעטים לערוך - אחרת עורכי חדשות לא ירצו לבזבז זמן יקר על מה הוא כנראה מידע חיוני. אחת הדרכים לאמוד את האיכות של סוכנות יחסי ציבור היא על ידי לבקש דגימות לעיתונות ולבדוק אותם נגד הנחיות בסגנון אסוסיאטד Press. אם משחרר בקושי ניתן להבחין בפורמט מאמרי חדשות אמיתי, ואתה עדיין ללכת עם רושם חיובי של הארגון המיוצג בשחרור, הסוכנות עשתה את עבודתה היטב. אבל בניגוד מאמר חדשות בפועל, אין זה חשוב כי הודעה לעיתונות מכילים ציטוטים מדויקים. לעתים קרובות, הסופר יחסי הציבור עושה ציטוטים - אבל רק מטעם הלקוחות - ומבקשת אישור של הלקוח לפני ההודעה לעיתונות נשלחת סוכנויות הידיעות.
יצירת קשרים עם סוכנויות חדשות
סוכנויות יחסי ציבור צריך לשמור רשימה של סוכנויות הידיעות שאליהן הם שולחים הודעות לעיתונות. אבל, חשוב יותר, אנשי יחסי ציבור להקים יחסים דיבור עם עיתונאים המבקשים מידע על לקוח עבור מאמר. אנשי מקצוע בתחום יחסי הציבור הם השער לכל המידע שיוצא מהארגון שהם מייצגים. כלומר, סוכנות יחסי ציבור תהיה איש הקשר הראשון של העיתונאי לקבלת מידע על הלקוח, והסוכנות תפעל גם כדוברת של הלקוח או תעמיד את העיתונאי בקשר עם האדם המתאים בארגון הלקוח. לפעמים, עובד עם הסוכנות פועל כצד שלישי בראיון להנחות שאלות ותשובות בכיוון חיובי.
ניהול נוכחות מדיה חברתית
עם התפתחות התקשורת החברתית, תפקידה של יחסי ציבור אנשי מקצוע התרחבה לכלול ייצוג לקוחות באינטרנט. אם ללקוח יש בלוג, Facebook או Twitter פרופיל, סוכנות יחסי הציבור צריכה לקבל גישה אליו; אם ללקוח אין, הסוכנות צריכה להקים אחד. שלא כמו הודעות לעיתונות, נוכחות מדיה חברתית היא ישירה לציבור. כתוצאה מכך, הסוכנות לא צריכה לדאוג לגבי שמירה על פורמט חדשות או להופיע מוטה מטעם הלקוח, כי אף אחד לא מצפה אישי ציבור או חברה לא כדי קרן משלה. כמו הודעות דובר או ציטוטים בהודעות לעיתונות, עדכונים מדיה חברתית צריך להיות כתוב כאילו המידע הוא ישיר מהלקוח, לעומת נקודת מבט של צד שלישי שכרו.
