בעוד העובד עשוי להיות מעוניין לקבל את המשכורת שלו החליף במהירות, מחלקת שכר צריך לאזן את חרדתו של העובד עם הצורך של החברה כדי להבטיח את הטיפול מחדש כראוי. אתה צריך להיות אמפתית לעובד תוך הבטחת כי ההמחאה המקורית לא כבר פדה.
חפש את הפרטים של ההמחאה האבודה במערכת השכר שלך. בנוסף לשמו של מקבל התשלום, עליך לדעת את התאריך, המספר והכמות של ההמחאה.
צור קשר עם הבנק שלך כדי לוודא שההמחאה לא נפרעה.
בקש שהבנק שלך ינפיק תשלום על ההמחאה. בקשות להפסקת תשלום בדרך כלל אינן נכנסות לתוקף עד 24 שעות לאחר הנחתן, אך הכללים עשויים להשתנות על-ידי המוסד הפיננסי. לכן, זוהי מדיניות טובה להמתין לפחות 24 שעות לפני החלפת ההמחאה על מנת להבטיח כי התשלום להפסיק הוא מוצלח.
המתן 24 שעות, וודא שתשלום העצירה בוצע בהצלחה. אם זה היה מוצלח, המשך לשלב הבא.
להוציא בדיקה חלופית לעובד. אתה צריך להשלים את התהליך באמצעות מערכת השכר שלך, כך ההמחאה החלופית נרשמת וכללה על טופס של עובד W-2. ההמחאה החלופית צריכה להיות בעלת רווחים, מסים, ניכויים ומשכורות נטו, כמו ההמחאה המקורית. אם אינך יכול ליצור את ההמחאה החלופית ישירות במערכת השכר שלך, הקפד להזין את פרטי הסימון במערכת.
קבל את החתימות הנדרשות על המחליף החלופי. הקפד לכלול תיעוד תומך לאדם החותם את ההמחאה לבדיקה.
בטל את ההמחאה המקורית במערכת השכר שלך. צעד זה הוא קריטי כדי להבטיח כי השכר והמסים אינם נספרים פעמיים בטופס טופס W-2 של העובד, השכר השנתי & מס דוח, ולהסיר את ההמחאה מתוך רשימת הבדיקה שלך.
למסור את ההמחאה החלופית לעובד.
טיפים
-
לדרוש מהעובד לחתום על תצהיר בו נאמר כי המשכורת שלה אבודה ומסכימה שאם היא תמצא את ההמחאה היא לא תנסה לפדות אותה. אם יש לך את היכולת להציע הפקדה ישירה או כרטיסי חיוב שכר לעובדים שלך, לעודד את השתתפותם כדרך להפחית את מספר בעיות לאיבוד לבדוק אתה צריך להתמודד עם. צור קשר עם הבנק שלך כדי לקבוע את המדיניות שלהם להפסקת התשלומים. אם הפסקת התשלום לא היתה מוצלחת, הודע לעובד וביקש עותק של ביטול ההמחאה כדי לקבוע מי פדה אותה. מה שאתה עושה הבא יהיה תלוי בעובדות ובנסיבות סביב איך פקד היה פדה.
אזהרה
כמה לבדוק שירותי הפקת יהיה במזומן המחאה כי יש להפסיק את התשלום הניח על זה. בהתאם לחוק המדינה, אתה עדיין עשוי להיות אחראי לתשלום על המחאה כי כדי לבדוק את שירות הפיקדון.
