אם כתיבת מכתב עסקי נראה מרתיע, זה עשוי להיות מועיל לדעת כי כל המכתבים העסקיים צריכים לעקוב אחר תבנית בסיסית. התבנית ניתן להשתמש רק על כל מצב עסקי, והוא יכול לשמש דוא"ל גם כן.
תאריך
התחל את המכתב שלך על ידי כתיבת תאריך מלא של המכתב שלך על שני סנטימטרים מהחלק העליון בצד שמאל של הנייר. בארצות הברית, התאריכים כתובים תמיד כחודש, תאריך ושנה: 23 באפריל 2009.
כתובות ותרגום
זרוק שורה אחת מהתאריך והכניס את כתובת הרחוב שלך על שורה אחת, העיר שלך, המדינה מיקוד על השורה הבאה, ואת כתובת הדוא"ל שלך על השורה השלישית. זרוק עוד שתי שורות והכניס את שם הנמען בשורה הראשונה, את הכותרת שלה בשורה הבאה שמתחתיה, את שם החברה בשורה השלישית, את כתובת הרחוב של החברה שמתחתיה ואת עיר החברה, המדינה והמיקוד שלה מתחת לזה. להתחיל את המכתב שלך עם "יקר" או גברת או מר ואת שם המשפחה של האדם, אלא אם אתה יודע שהאדם משתמש כבוד אחר, כגון ד"ר או Rev, ואחריו נקודתיים. החלק העליון של המכתב שלך, מתחת לתאריך, ייראה כך:
123 Your Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
גב 'קלרה ווילס מנהלת משאבי אנוש 456 החברה Road Company, ST 67890
גב 'וילס היקרה:
גוף
עבור הגוף של המכתב שלך, לעשות כל הפיסקה נותרה מוצדקת (אפילו עם השוליים שמאלה) ולהשאיר שורה בין פסקאות. הכתיבה שלך בגוף של מכתב צריך להיות מקצועי עד לנקודה: ברור לציין את אופי המכתב, הסיבות שלך לשלוח אותו ומה אתה מקווה להרוויח בתגובה למכתב. הפרד כל רעיון של המכתב לפסקה נפרדת. אם יש לך יותר מאשר בקשה אחת או מטרה עבור המכתב שלך, לציין את שניהם בפסקה היכרות שלך ולאחר מכן לטפל בכל אך בנפרד בפסקאות הבאות. הימנע שימוש בראשי תיבות או קיצורים כפי שהם יכולים לגרום לבלבול: לחשוף בדיוק על מה אתה מדבר. השתמש דקדוק ואיות נכונה, ותמיד לבדוק את המכתב שלך לפני שאתה שולח אותו.
סוגר
סיים את מכתב העסק שלך עם "בכבוד רב", או "בכבוד רב." ירידה ארבעה רווחים במכתב להדפיס את שמך המלא. היכנס לחלל שבין הסגירה לבין שמך. בהודעת דוא"ל, שים את שמך בשורה הבאה לאחר הסגירה.
