אל תסמוך על שיחות טלפון כדי לקבל את התוצאות שאתה צריך. כאשר מדברים בטלפון עם שירות לקוחות, חברות ביטוח, עסקים, או כל אדם אחר על נושא חשוב, אתה צריך מעקב עם מכתב אישור ליצור רשומה בכתב לשימוש עתידי.
פריטים שתצטרך
-
תמלילן
-
עיתון
-
מעטפה
-
חותמת
מכתב אישור הוא דרך לעשות רשומה בכתב של שיחת טלפון, שניתן להשתמש בהם במועד מאוחר יותר כדי להוכיח מה נדון. מכתב האישור משיג שלושה דברים: 1) מסייע לצדדים לעקוב אחר תחומי האחריות; 2) אומר לנמען כי השיחה לא יישכח; ו 3) יכול לשמש ראיה בהליכים בבית המשפט כדי להוכיח את הגירסה של האירועים.
תכנן את המכתב שלך לפני שיחת הטלפון שלך על ידי יצירת רשימה של דברים לדון בהם. עבור כל פריט דיון, לקבוע מי אחראי וכאשר הפריט יהיה מושלם. אם יש תלויות, לזהות אותם.
לאחר שיחת הטלפון שלך, התחל לכתוב את המכתב. כלול תאריך, הנמען ושורת נושא. כתוב את המכתב בפשטות ובתמציתיות. המכתב צריך להיות עובדתי ומדויק. השאירו פרשנות, ספקולציות ורגשות. ככלל, אין להשתמש בסימני קריאה. אל תנסה להפחיד או בריון. זכור, את המכתב עלול להיות בסופו של דבר לקרוא לשופט או חבר מושבעים, ואתה לא רוצה להיתקל כמו מחפיר או בלתי סבירה.
התחל את המכתב עם "מכתב זה הוא לאשר את שיחת הטלפון שלנו על תאריך לגבי ___. "אז תאר במדויק מה נדון על ידי ציון מי אמר מה, הקפד לכלול את כל המידע החשוב, כולל מי אחראי על פריט הפעולה, כאשר הוא אמור להסתיים, וכל contingencies. לסיום המכתב עם" בבקשה תודיע לי בכתב בהקדם האפשרי אם כל מה שתואר לעיל אינו מדויק." ואז לחתום על המכתב.
הקפד לבצע ולשמור עותק של האות חתום, ולאחר מכן לשלוח אותו. אם הנושא של המכתב הוא קריטי ויש לך סיבה להאמין הנמען עשוי להכחיש קבלת המכתב, ולאחר מכן לשלוח את המכתב באמצעות דואר מוסמך. אם יש לך את כתובת הדוא"ל של הנמען, אז הדוא"ל הוא בסדר.
