בקשה לאישור לפרויקט או לרכישה גדולה יכולה להיות מתסכלת ועצבנית. עם זאת, עם הניסוח הנכון יחס, אתה צפוי לקבל את קדימה אתה צריך. המחקר הוא גם המפתח: אתה חייב לדעת בדיוק מה שאתה צריך, לדעת מה ההשפעה על החברה שלך יהיה להיות מסוגל להסביר את זה במונחים של הבוס שלך יכול להבין. מכתב בקשה מסוים בכתב היטב יכול ללכת דרך ארוכה לקראת ביצוע הרעיון שלך או פרויקט מציאות.
מחקר ההצעה שלך
השלב הראשון בכל תהליך אישור הוא מחקר מה שאתה צריך. אם אתה מבקש רכב חברה חדשה, מחקר בדיוק איזה סוג של רכב אתה רוצה, כמה זה יעלה ואיך זה מתאים לצרכים של החברה. אין להפוך את ההצהרה הכללית על מה שאתה רוצה אושרה. הנמען של המכתב שלך סביר יותר להחליט לטובתך אם ברור במכתב שלך כי עשית מאמץ כדי להבין מה הכי טוב עבור החברה. חשוב יותר, ככל שאתה ספציפי יותר, כך גדל הסיכוי שהיא תהיה נוחה לתת לך אישור לפרויקט או רכישה, כי היא תדע בדיוק מה תעשה לאחר אישור.
לעצב את המכתב בצורה נכונה
התחל על ידי הפנייה לבוס שלך לפי שם וכותרת (לדוגמה, סגן הנשיא סמית '). אם במקרה אתה לא יודע מי יהיה לקרוא את המכתב, כתובת המכתב אל הכותרת של האדם (לדוגמה, "הנציב היקר.") עם זאת, ההתאמה האישית היא חשובה, אז לעשות את המיטב כדי לגלות את שמו של האדם ואת הכותרת הנכונה. לעתים קרובות אתה יכול למצוא את זה באתר האינטרנט של הארגון, או על ידי להרים את הטלפון ולבקש את שמו של האדם.
לאחר מכן, הצג את הרכישה או ההצעה שברצונך לאשר. נסה לעשות זאת במשפט הראשון של המכתב שלך. זה יאפשר לקורא לקבל מושג ברור על מה שאתה מציע מיד ולתת את ההקשר שלה עבור שאר המכתב. זה גם מאפשר לה לדעת שאתה יודע בדיוק מה שאתה רוצה.
דוגמא:
המפקד היקר קנינגהם,
להקת "Rock Rock High School" יש צורך במדים חדשים.
תן דוגמאות מפורטות
הבא, להסביר מדוע הפעולה שאתה מציע צריך לקחת. גם אם נראה ברור מדוע הרכישה היא הכרחית, להסביר את ההיגיון מאחורי זה בפירוט. אם הנמען של המכתב שלך אינו רואה סיבה טובה לפעולה המוצעת במכתב, הוא ייכשל. זה צריך לקחת רק כמה משפטים לעשות את זה.
דוגמא:
לאחרונה רכשנו מדים ב -1992, והקולקציה הנוכחית מאוד בלוייה ובלויה.
המשך על ידי רשימה של כל הסיבות כי ההצעה תהיה מועילה לחברה שלך.זה על מה העבודה שלך יעשה עבור החברה, לא על למה אתה אישית חושב ההצעה חשובה.
דוגמא:
הלהקה הצעידה מייצגת את בית הספר שלנו בתהלוכות, משחקי כדורגל ומפגשים קהילתיים אחרים. מדים חדשים היו מעמידים את בית הספר שלנו באור חיובי הרבה יותר.
עכשיו אנחנו צריכים לשלם לחברה חייטות אלפי דולרים מדי שנה כדי לשמור על המדים הישן שלנו. חדשים חדשים יבטלו את העמלות הללו.
בעקבות מדים מודרניים חדשים יגדיל מאוד את המורל של הלהקה כולה, אשר בדרך כלל תוצאות ציונים גבוהים יותר עבור כל התלמידים.
לסיכום עם מידע חשוב
לסיום המכתב שלך עם השם שלך, כתובת הדוא"ל ומספר הטלפון ולהזמין את הקורא ליצור איתך קשר עם כל שאלה לגבי המכתב או את ההצעה. אם רלוונטי, גם לציין את התאריך שבו אתה מקווה שתהיה לך תשובה לבקשה שלך. כאשר סיימת עם המכתב, זה צריך להיות לא יותר מאשר דף אחד, אלא אם כן יש לך סיבה טובה מאוד להמשיך לדף השני (כגון הצעה מורכבת מאוד הדורש הסבר ארוך או רשימה ארוכה של סיבות מדוע הבקשה שלך תהיה מועילה).
דוגמא:
אם יש לך שאלות, אני שמח להיפגש איתך בכל עת.
תודה,
בן וורן, מנהל, [email protected] 555-1234
טיפים סופיים
תמיד לכתוב בצורה מכובדת ופורמלית. לדוגמה, במקום לומר "זה יהיה נהדר עבור החברה אם נוכל לקנות כמה מדפסות חדשות", לכתוב משהו כמו "אם החברה היתה לקנות חמישה מדפסות חדשות, זה ייהנה דוגמה קורפ כי …" אם זה לא נדרש כבר, לשקול הדפסה ומסר את המכתב שלך במקום לשלוח אותו בדוא"ל לנמען שלך. זה יראה כי אתה באמת אכפת ההצעה שלך יעשה את זה סביר יותר שהוא זוכר להגיב על מכתב במועד.
שים לב כי מכתב אישור כתוב היטב לא יכול להביא אותך לכל מקום - הנמען שלך עשוי להחליט כי ההצעה עצמה היא הבעיה. במקרה כזה, תצטרך לבוא עם רעיון חדש לגמרי או bide הזמן שלך עד שתוכל לנסות שוב.
