איך לכתוב מכתב עסקי: פשוט שלב אחר שלב מדריך

מכתבים עסקיים משמשים לתקשורת פורמלית בחברות וארגונים. שלא כמו מכתבים מזדמנים שנכתבים עם מכרים קרובים וקרובי משפחה, מכתבים עסקיים נועדו להעביר מידע תמציתי ומקצועי למקבל. בדרך כלל, התכתבות עסקית כוללת מבוא, גוף ומסקנה. הבדלים בין שני פורמטים אותיות ניתן למצוא גם פיסוק, אורך, הטון ואת סגנון הכתיבה. יתר על כן, מכתבים עסקיים בדרך כלל דורשים קריאה לפעולה, או תגובה לאחר קבלת המכתב.

פריטים שתצטרך

• תוכנת עיבוד תמלילים

• נייר מכתבים של החברה

התחל עם חברה בסיסית או נייר מכתבים רשמי. ודא שהכתובת שלך כלולה בחלק העליון, יחד עם פרטי הקשר שלך ולוגו החברה, אם רלוונטי.

תרשום את התאריך. מניחים את כתובת הנמען שתי שורות מתחת לתאריך, מעל ההמלצה. כלול שם, כותרת רשמית, שם החברה ואת כתובת המשרד.

הקלד את ההמלצה שתי שורות מתחת לכתובת הנמען. כתובת הנמען באמצעות "יקר", ולאחר מכן את שם האדם ואת שם המשפחה. זכור להוסיף נקודתיים במקום פסיק לאחר שם המשפחה. השתמש "למי דאגה מאי" או "Dear Sir / Madam" אם אתה לא יודע את שם הנמען או מין.

להתחיל את סעיף ההקדמה שלך לאחר ההצדעה. לדבר על למה אתה כותב את מכתב העסק ומה אתה רוצה לבקש מן הנמען. ציין את המיקום שלך אם אתה מציג ארגומנט. הפניה לאירועים, מפגשים או יחידים המוכרים או רלוונטיים לקורא.

לפרט על המטרה או הנושא העיקרי של המכתב שלך בגוף. ספק דוגמאות התומכות בטענה, בקשה או הצעה. תן פרטים על תכונות המוצר והטבות, כמו גם המלצות הלקוח אם למכור ללקוח או לקוחות פוטנציאליים.

בצע את הגוף עם המסקנה שלך. חזור על הבקשה או המיקום הראשוני שלך. תודה לקורא על הזמן והשיקול שלה, ותאמר לה איך היא יכולה ליצור איתך קשר לשאלות או מידע נוספים.

בסופו של דבר עם סגירה חינם שתי שורות למטה מן המשפט האחרון של הגוף. להקצות ארבעה מקומות לחתימה ולשם המודפס.

טיפים

• למרות אופציונלי, אתה יכול לציין את המטרה של המכתב ממש בהתחלה על ידי הכללת שורת הנושא לפני ההצדעה. זה גם נפוץ להוסיף קו תשומת לב כדי לציין בבירור את הנמען המיועד.

  כתוב משפטים קצרים וקצרים. זכור כי הקוראים עשויים לדלג במקום לקרוא כל מילה במכתב שלך. טקסט מודגש חשוב בעיני הקורא. למכתבים ארוכים מעמוד אחד, שקול לקבץ פסקאות מתחת לכותרות, או לארגן תוכן באמצעות תבליטים ומספרים.