בנסיבות מסוימות, פרוטוקול פגישה של הארגון מהווה מסמך משפטי שלא ניתן לשנותו ללא הצבעת דירקטוריון. תיקון דקות באופן שגוי עלול לגרום להצבעה או לביטול של הקולות, החוזים, ההעסקה ופעולות אחרות שבוצעו במהלך הפגישה. השתמש בהליך פשוט כדי להבטיח לך לתקן את הדקות שלך כראוי.
לקבוע אם הדקות כבר אושרו רשמית בהצבעה של מועצת המנהלים, או אם הן הוגשו לבדיקה רק ליו"ר או לוועד הפועל. טיוטת הפרוטוקולים שלא נבחרו על ידי מועצת המנהלים יכולה להיות מתוקנת ללא הצבעה.
אם השינויים המוצעים נעשים לאדם או לאנשים שבודקים את הדקות לפני הדקות, עבור אל הלוח המלא, הצע את השינויים הרצויים לך. השווה את הנוסח הסופי המוצע לדקות שהוגשו במקור. הסבר את הסיבה לשינויים. אם כולם מסכימים, יש מזכירה לתקן את הדקות שהוגשו במקור, לא מאושר.
אם השינויים המוצעים מתבצעים עבור דקות שטרם אושרו על ידי הדירקטוריון ובישיבת הדירקטוריון, השתמש בהליך הבא:
האם היושב ראש יבקש לאשר את פרוטוקול הפגישה. המתן עד לסיום ההצעה. האם היושב ראש יפתח את הנושא לדיון. האם האדם המציע את התיקון מציג את סיבתו לשינויים. לאחר הדיון, יש אדם מציע השינויים לבצע הצעה לתקן את הפרוטוקולים לתת את הניסוח המדויק של ההצעות. המתן עד לסיום ההצעה. האם היושב ראש סגור את הדיון וקורא לשאלה, או לוקח את ההצבעה. להקליט את ההצבעה, כולל שמות של אלה בעד, התנגדו והימנעות.
אם השינויים המוצעים נעשים במשך דקות שאושרו בעבר על ידי מועצת המנהלים, בצע את אותו הליך לתיקון דקות שהוגשו לאישור מועצת בפעם הראשונה.
האם מזכיר המזכירה או אדם לוקח דקות בפגישה לעשות את השינויים בדקות. בחלק העליון של המסמך הכולל את התאריך שבו נלקחו הדקות במקור, שים לב שהדקות מתעדכנות כעת. כלול את תאריך השינויים ואת שמו של האדם המתקן את הפרוטוקול.
