תכנון אמנה מוצלחת דורש לדעת את המטרות האסטרטגיות של התמונה הגדולה של הארגון המארח לפני תחילת העבודה על הלוגיסטיקה פגישה בסיסית. באמצעות היעדים האסטרטגיים שלך, אתה יכול לתכנן ביעילות איך למשוך את הנוכחים הרצוי, לבחור את המקום הנכון, לבחור את הרמקולים הטובים ביותר לפתח את השירותים הכי אטרקטיבי ופעילויות.
הגדרת המטרות האסטרטגיות שלך
מטרות הארגון לאמנה אינן תמיד זהות לאלו של משתתפי הוועידה. למד את הסיבות של הארגון לארח את האמנה. זה יכול להיות למשוך ולשמור על חברים, לייצר רווחים, לספק הלוח וחברי הוועדה עם הטבה חופשה או ליצור פרסום מדיה עבור הארגון.
הגדר את התוכנית הטקטית שלך
ברגע שאתה יודע את היעדים האסטרטגיים שלך, להגדיר את המטרות הטקטיות שלך להגיע אליהם. אלה יכולים לכלול בחירת סמינרים ורמקולים כדי למשוך סוגי משתתפים מסוימים, בעל תוכנית סחר בהכנסות, הוספת פעילויות של בני זוג להגדלת הנוכחות, ארגון תפקידים חברתיים כגון טורניר גולף או שיט בנהר, קיום סעודת פרסים או עריכת הצבעה שנתית של החברות. תוכנית השיווק שלך צריך לכלול את הפרסום, יחסי ציבור, קידום מכירות מדיה חברתית אסטרטגיות לקדם את האמנה.
לתכנן את התקציב
לקבוע את היעדים הפיננסיים של הארגון עבור האמנה, ולסקור את המספרים שלך. אתה יכול להיות מוגבל לתקציב מסוים אם האמנה היא הוצאה. לארגון יש יעד רווח, או שאתה רשאי להשקיע בהתאם להכנסות הצפויות שלך. יצירת תחזיות על בסיס ההרשמה אופטימית ושמרנית הכנסות וחסות.
מתאר את סדר היום שלך
לאחר מכן, לתכנן את סדר היום של האירוע שלך. בחר את התאריך, המקום והפעילויות שלך. מוסכמות רבות יש נושא המסביר את המטרה הכוללת של האירוע ומסייע למשוך משתתפים. ייתכן שיהיה עליך לבקש קלט על תאריכים ומיקומים פוטנציאליים מהלוח שלך או מהמשתתפים ולבצע ביקורים באתר למקומות מרובים לפני שתבחר אחד. סקור מידע על מוסכמות קודמות כדי ללמוד על המקומות, הנוכחות, הביצועים הפיננסיים והמשתתף וממליץ על החסות. צור יומן שמתחיל עם הצ'ק-אין של משתתף ומתאר את לוח הזמנים של כל יום.
צורכי לוגיסטיקה מחקרית
התחל ליצור קשר עם המקומות, הדוברים, קייטרינג, אפשרויות הבידור, חברות אורקולי, מדפסות וחברות נסיעות. לקבוע כיצד להתמודד עם שיווק, רישומים, חסויות, תגים, check-ins, דוכנים להראות סחר, שקיות מתנה, ספרים תוכנית ודפי אינטרנט. שלח בקשות להצעות עבור ספקים חיצוניים כגון אתרי נופש, קייטרינג, מגרשי גולף וסוכנויות נסיעות. להרכיב את רשימת הספק הרצוי ואת העלויות.
כתוב הצעה
הכן מסמך המציג את לוח או צוות הכנסים התוכנית שלך לאמנה. כלול את ההבנה של המטרות של הארגון וכיצד אתה מתכנן לעמוד ביעדים אלו. לספק סדר יום של האירוע עם לוח זמנים מפורט היומי. להציג תקציב מלא. הסבר מדוע בחרת את נושא, מיקום, נושאים סמינר, רמקולים ופעילויות חברתיות. הצדק את ההוצאות, ההוצאות וההכנסות שלך על סמך המחקר שלך.
