התיעוד הוא חלק מחיי היום-יום בעולם של איסוף נתונים אישי, פיננסי וכללי, ולכן ראוי לערוך ביקורות תקופתיות על שיטות הטיפול במסמכים. הביקורת מראה אילו אמצעים מיושמים, שיטות שיש לשנות, ודרכים לבצע שינויים כאלה.
נוהל רכש
הארגון צריך לבדוק מעת לעת אם ההליך שלו עבור רכש של מסמכים הוא דבק. הביקורת עשויה להראות אם לארגון יש כיום שיטה לניהול תיעוד, בין אם המסמכים הדרושים מאושרים על ידי צוות מורשה לבין אופן הטיפול ביעילות בשינויי מסמכים. חלק זה של הביקורת עשוי גם להראות כיצד מסמכים נגישים.
אחסון מסמכים
מסמכים עשויים להיות מאוחסנים כמו עותק קשיח או קבצים ממוחשבים. הביקורת יכולה להראות אם מערכות אחסון הרשומות נקבעות בהתאם לצורכי הארגון. הביקורת צריכה גם להראות כמה זמן הן עותק קשיח ומסמכים ממוחשבים נשמרים על הקובץ. על הביקורת לקבוע אם המסמכים נשמרים במצב טוב ומוגנים מפני נזק, הידרדרות או הפסד.
תיאור המסמכים
על הביקורת לאמת את האופן שבו מסמכים מתוארים במערכת הגשת התיקים של הארגון. תיעוד יכול להיות רשום לפי שם, מספר או בצורה תיאורית. מסמך עשוי להיות קצר, רלוונטי תיאור כדי להקל על איתור. הביקורת צריכה להראות אם המסמכים מוגשים באופן שיטתי לפי מספר הגרסה ותאריך העדכון.
